Scrum e Kanban: Entenda do que sua empresa precisa

Você anda um pouco perdido no mercado? Inflação à mil, desemprego, corte de gastos, retração do mercado. É…o cenário não está dos melhores.
Nessas situações é necessário fazer uma revisão sobre seu negócio, buscando diminuir gastos, aumentar a produtividade, ter uma entrega, como o cliente sempre quer, pra ontem, e ainda manter a qualidade.
Sim, realmente parece milagre, mas acredite, tem como sim conseguir tudo isso: vamos falar de Scrum.

Revisando o Scrum

O Scrum é um framework ágil de gestão e desenvolvimento de software baseado em transparência, inspeção e adaptação. Ele é um sistema de gestão inovador que vai na contra mão ao modelo antigo e tradicional, onde o gestor era responsável pelo gerenciamento, planejamento e controle de toda a organização.
Por suas premissas gerais, e com foco em resultados rápidos e certeiros, esse modelo pode ser usado em diversos meios e empresas: na área de TI (onde tudo começou), escolas, comércio, governos, e até em sistemas do FBI!
O Scrum também traz resultados incríveis em vendas, como reduzir despesas e prazos, e ainda contribuir para entregas de qualidade. Para saber mais, não deixe de conferir nosso texto sobre  Scrum em vendas. Pode deixar que eu te espero…
Pronto? Então dá uma olhada nesse texto, que já dá uma passada nos principais pontos do Scrum, entre eles:

• Planejamento semanal: são pequenas entregas que em complemento, finalizam um projeto maior;
• Reuniões diárias e semanais: servem para realizar interações e montar o processo de forma consistente;
• Empoderamento do time: aumenta a velocidade de circulação de informação. Com esse ponto funcional, é possível evoluir mais rápido com as atividades que devem ser desempenhadas;
• Montagem de times interdisciplinares e pequenos: é necessário para não atribular a rotina do gestor, que não é capaz de atender ao time todo de uma vez sem perder eficiência, além de não depender de membros do time em especifico.

Muito lindo! Mas e na prática?

O Scrum não necessariamente é um processo complexo, mas também não é tão fácil assim. Para incrementá-lo é necessário ter algumas coisas em mente:

• Scrum Master

O Mestre Scrum age como um facilitador das reuniões, auxiliando a equipe a descobrir os obstáculos do caminho, certificando que há transparência em todo o processo, e impulsionando a equipe a um aprimoramento contínuo.

• Product Owner

Essa pessoa não precisa ser da equipe de vendas (até melhor que não), que tem o papel de trazer a visão do cliente em todo o processo, certificando-se que a equipe está indo pelo caminho certo.
Um bom modo de fazer isso é construir junto com a equipe as pendências – o que precisa ser feito e por que.

• Equipes autogerenciadas

É importante dar autonomia para equipes, desde que não sejam muito grandes (no mááááximo 7 pessoas). Para essas equipes conseguirem se gerenciar, é preciso que haja um entrosamento: não importam os papéis de cada pessoa, mas o que seu grupo consegue entregar.
Altruísmo, autonomia e interfuncionalidade devem ser características presentes no seu time!

• Proximidade com o cliente

Pela lógica de entregar pequenas partes do projeto por vez,  é preciso clientes dispostos a muitas reuniões, que acompanhem o desenvolvimento do trabalho.

• Comprometimento com o Sprint

Os Sprints, ou “caixas de tempo”, definem quando a frequência com que você encontrará com seu cliente para entregar um conjunto de funcionalidades prontas para consumo, ou seja, pequenos blocos concluídos do seu grande trabalho.
A atenção é com o comprometimento e a regularidade!

• Disponibilidade de reuniões

Sejam reuniões diárias, semanais ou mensais, com elas você entende o que está acontecendo na empresa: quais dificuldades as pessoas estão tendo, e como trabalhar todos juntos para resolvê-las da melhor forma, e otimizar o processo.

Mas daria certo para você?

O Scrum é fácil de entender e aprender, mas é difícil de adotar. Normalmente ele requer  mudanças, não apenas no desenvolvimento do dia-a-dia, mas também na cultura e na política interna da empresa.
Não são raros os casos em que uma empresa implementa o Scrum, vê seus resultados melhorarem em vários campos, mas ainda assim voltam para o modelo anterior. Parece loucura, certo? Mas acontece que o Scrum pode gerar descontentamento, em especial para os gestores.
Isso porque para eles é mais difícil deixar de dar ordens e partir para um gerenciamento horizontal dentro das equipes. Perder esse controle para eles não compensa todos os benefícios.
Outra mudança que o Scrum gera é o nível de relacionamento com seu cliente, que aumenta. Então, dependendo de com quem você está lidando, fica difícil encontrar a cada Sprint (que geralmente duram de 1- 4 semanas), ou fazê-lo entender o valor disso.
O Scrum também funciona em empresas onde existem funções bem definidas e já exista uma estratégia global. Se você ainda não tem esse planejamento bem estruturado, é muito mais difícil estabelecer os processos do Scrum.
Para ajudar você a pensar se o Scrum daria certo na sua empresa, responda essas perguntas:
A – Sua empresa concorda em mudar o ciclo de vida dos projetos para Sprints de 1- 4 semanas?
B – Sua organização concorda sem problemas em juntar divisões diferentes como analistas, estagiários e vendedores dos times de inbound e outbound em uma única equipe?
C – Sua empresa concorda em abrir mão de hierarquias rígidas tradicionais para uma estrutura mais horizontal?
D – A liderança concorda em abrir mão do comando e controle, empoderando essa equipe multidisciplinar a se auto-organizar e autogerenciar o trabalho?
E – Escolher um líder para atuar como Mestre Scrum é algo fácil na sua organização ou vai gerar muita discussão?
F – O papel de Dono de Produto é facilmente identificável na sua organização? O cliente está “próximo”?
G – Sua empresa está disposta a abrir mão dos atuais mecanismos de controle (custos, prazo, escopo) para adotar a forma ágil de controlar um projeto?
Se você respondeu mais “Sim”
Parabéns! A transição da empresa para o modelo Scrum seria mais suave, sem revolucionar (e assustar) demais a equipe e a empresa.
Se você respondeu mais “Não”
Bom, talvez seja melhor avaliar o que é possível mudar na sua empresa que possibilitaria criar uma equipe mais forte, reduzir a resistências de gestores, membros ou outros “reguladores” da empresa (diferentes departamentos).
Independente da sua resposta, aqui vai um truque na manga para você conseguir fazer a transição para o Scrum de forma mais suave:

Kanban

Kanban é um método simples que pretende facilitar o planejamento e controle da produção, de forma a garantir a entrega dentro dos prazos do seu time. Sua origem é do processo de manufatura da Toyota, e hoje é usado no mundo todo em diversos setores.
Seu conceito se relaciona com o uso de post-its para indicar o andamento do fluxo de produção, onde são colocadas indicações sobre uma determinada tarefa: se ela está  “para executar”, “em andamento” ou “finalizado”.

E agora, Scrum ou Kanban?

Assim como o Scrum, o Kanban é centrado no valor entregado: as pessoas da equipe têm uma certa autonomia sobre suas responsabilidades, e essencialmente eles têm a mesma missão, que é continuamente eliminar desperdícios e remover obstáculos.
O método Kanban não exige mudanças no processo ou na cultura da empresa, e na maioria das vezes é mais fácil de ser implementado do que o Scrum, mesmo que os resultados sejam menores.
Então se no questionário acima, você teve muitos  “Nãos”, talvez começar com o Kanban para fortalecer a equipe é a melhor opção, para depois, implementar o Scrum.
E é sério! Não pense em adotar o Kanban, melhorar a organização e deixar por isso mesmo! O Scrum oferece uma estrutura maior para guiar os processos, de maneira mais completa, eliminar despesas, otimizar seu tempo e fortalecendo sua equipe.
O Kanban e o Scrum não são necessariamente relacionados para serem comparados, e nem são excludentes. Seus objetivos são complementares, e para uma melhor otimização muitas vezes eles são adotados juntos.
E aí está a beleza dos dois processos: não existem regras estritas. Nada te impede de adotar os melhores elementos Scrum para sua equipe, como as reuniões diárias. E não existe razão para que você não incorpore o quadro de Kanban no seu processo de Scrum.

Concluindo

Para conseguir um melhor desempenho na sua empresa, usando métodos inteligentes e inovadores, comece olhando para você: quais pontos sua equipe precisa melhorar? Seus problemas são relacionados à qualidade do serviço, tempo gasto ou desperdício de dinheiro?
As possibilidades para resolver seus problemas são muitas, e não adianta escolher um framework ou um método novo como se estivesse escolhendo um produto no supermercado.
Conheça-se, pesquise, estude, inove!
E se quiser conversar mais sobre isso ou tirar suas dúvidas, não deixe de entrar em contato com nosso time de consultores 🙂