[Home Office Friday #98] Automatização de Tarefas em Vendas Complexas

Fala pessoal, eu sou a Rachel, consultora da Reev, e estou aqui para falar com vocês de um assunto super importante: a automatização de tarefas.

A automatização dos nossos processos, que vai muito além da automatização de templates de email.

Transcrição do vídeo

Ou você pode ouvir no Soundcloud sobre como a automatização de tarefas vai aumentar a produtividade do seu time.

Por que a semi-automatização é a melhor opção?

Para tratar sobre o assunto vou começar contextualizando vocês um pouco do que é a templatização dos emails.

Quando a gente fala da automatização do email através dos templates, estamos falando de ter um corpo de email pré-definido, pré-montado, para aumentar a velocidade de envio do email. 

Temos duas óticas desse envio: Uma 100% automatizada, e a outra semi-automatizada, mas qual a diferença dessas duas óticas?

Quando falamos de algo que é 100% automatizado, falamos de elevar a produtividade do time através do aumento no volume de envio dessas mensagens.

Como estamos fazendo de forma 100% automatizada, fica mais fácil enviar em massa, mas por outro lado falamos em uma perda de personalização e de customização desse conteúdo que está sendo enviado. 

Resultando em uma experiência de compra negativa para o potencial comprador. Independente da etapa do processo: prospecção, qualificação ou fechamento.

Então com isso, a qualidade dessa comunicação acaba caindo.

Agora vamos falar sobre a  semi-automatização, analisando esses mesmos pontos.

Conseguimos facilmente perceber que essa semi-automatização eleva a produtividade através de uma perspectiva diferente mas muito mais impactante. 

Ainda teremos o corpo do email e template pré estruturados com uma base prévia do que o time vai customizar dentro desse email através de uma pesquisa prévia que ele pré-qualificou (durante a prospecção) ou que ele levantou durante a qualificação em etapas mais avançadas do funil.

Com isso, se comparado aos emails 100% automatizados, o SDR/Vendedor vai gastar um tempo um pouco maior, já que vai ser preciso entrar nesses emails e preencher com as informações que terão impacto para chamar a atenção dos compradores.

Mas por outro lado, aumentamos a qualidade da customização e de personalização muito mais impactante, do que se fosse 100% automatizado.

Então, conseguimos entender, que temos um custo-benefício maior nesses emails semi-automatizados.

Você tem um nível de qualidade legal, e um nível de produtividade bom também. 

Isso podemos perceber, inclusive, pelo Report 2020, com análises com base em 10,5 milhões de interações que fala que essas interações semi-automatizadas, podem chegar a converter, até aproximadamente, 2,5 vezes mais de taxa de conversão, do que os emails 100% automatizados.

O que é a automatização além da templatização de emails?

Entendemos o que é a templatização, e o que é a automatização além disso?

A automatização que tem mais impacto no processo de vendas é aquela que auxilia na criação de tarefas.

Isso só é possível quando temos processos bem definidos e conseguimos entender e metrificar as nossas tarefas, as nossas conversões e ter uma visão do todo.

Isso nos permite entender qual a diferença de um vendedor para o outro se eles estão realizando aproximadamente o mesmo processo e as mesmas tarefas de acordo com a taxa de conversão e outros aspectos do seu comportamento. 

Ao possuir esse processo bem estruturado, conseguimos trabalhar também com a estrutura dele em fluxos de atividades permitindo menos comutação de contexto e mais foco. 

Possuindo então processos bem definidos, consegue-se quebrar as etapas em mais de um fluxo de cadência.

Quando é colocado em um mais de um fluxo de cadência por etapa, temos maior possibilidade de aproveitar esses leads. Conforme mostra o gráfico abaixo:

Desburocratizando e facilitando a produtividade em vendas

Entendemos que uma boa prática em vendas, e para garantir que estão sendo feitos os follow ups, é garantir que os leads passem por pelo menos 13 touchpoints: seja um touchpoint, uma ligação, email ou tentativa de contatos via social.

Quando isso já está bem estruturado dentro do sistema, não é necessário que o time tenha um esforço cognitivo, que eles precisam gastar tempo com a elaboração dessas atividades.

Ele não precisa se perguntar, mandei um email para um lead? E agora qual é o próximo passo mesmo? 

Faço uma ligação ou mando mensagem de Linkedin e quando isso será feito?

É desgastante e burocrático e improdutivo, agendar tudo pessoa por pessoa que ele está em contato em seu processo de vendas.

Por exemplo, o Reev é a única ferramenta de Sales Engagement do mercado brasileiro  e que tem como premissa a essa automatização dessa criação de tarefas para o time não perder tempo com burocracia.

Ao jogar um conjunto de leads dentro da ferramenta, ela gera as tarefas automaticamente, sem depender da organização do time.

Liberando esforço cognitivo para aumentar a qualidade de entrega do time de vendas.

Quais são os ganhos com a automatização de tarefas?

Vamos falar sobre algumas óticas que ganham com a automatização de tarefas.

Ótica do vendedor: 

Conseguimos entender o ganho em relação à produtividade ao tirar esforço e reduzir tempo gasto relacionado ao preenchimento de novas tarefas.

Consegue-se assim melhorar a produtividade dele, e ao tirar o trabalho dele dessas coisas mais operacionais, permitimos maior engajamento no processo (ganho intrínseco) e maior qualidade de entrega que o ajudará a se diferenciar e chamar maior atenção.

É possível criar então, uma personalização e uma humanização do nosso contato, que vai gerar mais conversão para ele e que todo o time tende a ganhar.

Além disso, o uso de gatilhos automáticos é quase infinito, permitindo troca automática de fluxos e ações que reduzem ainda mais o trabalho operacional.

Ótica do comprador:

E como que a ótica do vendedor se une com a do comprador? Tudo culmina na melhor experiência de compra. 

Ela vai ser muito mais humanizada, muito mais personalizada, com uma qualidade mais interessante, e diferenciada do que nossos concorrentes estão conseguindo trazer.

Isso tudo surgiu do tempo extra que o vendedor ganhou ao não precisar registrar as suas atividades dentro do CRM. 

Ótica do gestor:

Na visão do gestor, consegue-se ver ainda outros benefícios dessa automatização de tarefas. Maior visibilidade para ele sobre o que está sendo feito, tarefas claras. 

Consegue-se entender também, que já que essas pessoas estão fazendo o mesmo processo, o que está dando certo ou errado e onde estão os principais gargalos e oportunidades de melhoria dentro do funil comercial. 

Se não temos um processo definido, com cada vendedor seguindo do seu jeito, as métricas que teremos de cada um serão diferentes, e não terá como compará-las.

Então um processo bem definido é pré-requisito para ter um controle mais assertivo e uma possibilidade de gestão de indicadores, de métricas, de taxa de conversão de forma clara.

Centralizar as gravações de ligações dentro de um único local também é uma grande oportunidade para encontrar pontos de melhoria exponencial na interação com os potenciais compradores.

Não só positivo para o nosso gestor, mas também para o time, quando estamos fazendo a continuidade dessa comunicação.

Outro ponto importante a ser falado, é ter fluxos diferentes dentro de uma mesma etapa: um fluxo de reengajamento na prospecção e um fluxo de novas prospecções. 

Consegue-se garantir o engajamento com o lead, vindo de 2 contextos diferentes mas que servirão para melhorar o volume vindo da etapa de prospecção.

Conclusão

Entendeu tudo sobre o processo de automatização de tarefas? É super importante ter uma plataforma de Sales Engagement como a Reev para auxiliar no seu processo.

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Um abraço, até a próxima!