Como dois estagiários geraram 500 mil em oportunidades (em apenas 3 meses)

Hoje eu quero contar uma experiência sensacional que tivemos ao longo dos últimos meses (e que continua gerando muitos frutos)!

Em primeiro lugar, você precisa conhecer os heróis dessa história: esses dois aqui embaixo são o Lucas e o Thiago!

thiagolucas

Ambos foram selecionados entre quase 200 candidatos para um processo seletivo realizado em julho/agosto deste ano. No final de agosto, ingressaram na nossa equipe e se tornaram Outbounders!

Nenhum deles possuía experiência prévia em Marketing ou Vendas. Os backgrounds são tão distantes que o Lucas estudou engenharia de controle e automação enquanto o Thiago cursa engenharia de produção.

O que os dois possuem em comum?

Eles queriam aprender a vender e praticar o marketing moderno!

Eu quero compartilhar com vocês esse nosso início de jornada, em conjunto com o Lucas e o Thiago, sob a perspectiva de quem os viu durante uma dinâmica em grupo e está há alguns meses acompanhando diariamente a evolução de suas habilidades.

Vamos lá?

Como tudo começou

Durante um dos nossos processos seletivos, por coincidência, Lucas e Thiago caíram na mesma turma, no mesmo grupo. Eles se destacaram e foram 2 dos 3 selecionados naquela sessão.

Não é fácil definir o perfil ideal para uma contratação júnior, mas nosso RH brilhou ao estruturar um processo seletivo completo e não tivemos pressa em encontrar talentos, focando em garimpar bem os candidatos!

A proposta do processo seletivo era simples: queremos pessoas com vontade, brilho no olho, faca nos dentes ou a expressão que você preferir. Se você quer ter uma oportunidade onde a equipe se preocupa com seu com seu desenvolvimento, onde você vai ser treinado e acompanhado de perto, vai ter autonomia e possibilidade de realmente gerar valor, se candidate à nossa vaga.

Até o momento, a Outbound Marketing só havia contratado no modelo headhunter, prospectando diretamente candidatos com o perfil desejado. Logo, para um primeiro processo seletivo ficamos surpreendidos de ter quase 200 candidatos.

Depois da triagem de currículos, restaram pouco mais de 25 candidatos reais à vaga. Dentre eles, os personagens (reais) deste texto foram os selecionados.

Analisamos diversos pontos para a tomada de decisão, mas, novamente, a vontade em aprender e trabalhar na nossa área, demonstrada ao longo do processo seletivo, foi um diferencial para os dois!

O que esperava por eles?

Um treinamento de 3 meses, já alinhado durante o processo seletivo, com uma passagem de bastão gradual para nosso time de consultoria.

Seriam 3 meses intensivos de treinamento teórico e prático, onde eles aprenderiam e aplicariam os principais conceitos de mercado. A partir daí, passariam a acompanhar nosso time de consultores, participando de projetos e se desenvolvendo ainda mais ao visualizar a aplicação dos conceitos aprendidos em outros mercados.

Desafios iniciais

Nosso foco sempre foi o de trazer jovens talentos para o time. Não acreditamos, de verdade, na educação superior que é praticada no Brasil. Enquanto o aluno possui uma base teórica forte, em alguns casos, a sua prática é defasada demais.

Por esse mesmo motivo, começamos um piloto com o Thiago e o Lucas. Nosso treinamento não podia apenas criar a base de conhecimento sobre Marketing e Vendas, precisávamos garantir que em pouco tempo eles seriam capazes de executar e planejar um processo eficiente e eficaz.

Para você que ainda não conhece mais do nosso trabalho, vale entender que nossa consultoria é remota. A principal preocupação dos nossos projetos é a de gerar ROI (retorno sobre o investimento), além de enxugarmos todos os custos de uma consultoria comum (incluindo passagens, hospedagem e alimentação).

Logo, todo o dinheiro que um cliente nosso investe é, hoje, retornado através de dedicação do nosso time a ele. Isso permite que nossa metodologia seja aplicada em startups ou pequenas e médias empresas, que não possuem um caixa alto e não podem estar em situação de fluxo de caixa negativo.

Por esse motivo, ao fim do treinamento de 3 meses, o Lucas e o Thiago precisavam ser capazes de contribuir para esse objetivo! Gerar ROI para nossos clientes se tornaria o foco principal deles e o conhecimento necessário para isso precisava ser consolidado rapidamente.

Versatilidade

Quando planejei ensinar Marketing e Vendas aos dois, sabia que precisaria incluir toda a cadeia do processo, passando por Outbound Marketing e Inbound, uso de ferramentas, qualificação e fechamento.

O escopo era IMENSO! Te juro que eu poderia dar treinamentos com duração de ao menos seis meses com tanta coisa e ainda seria desafiador garantir o sucesso do mesmo.

Começamos com duas semanas intensivas de aprendizado teórico seguido de debates e conversas. Todos os dias, ambos liam diversos artigos que eu indicava e depois sentávamos para discutir as ideias e tirar as dúvidas que surgiram.

Naturalmente, era o conhecimento inicial se consolidando. Em poucos dias, já podíamos definir conceitos de ponta a ponta do processo de aquisição de clientes, mas tudo parecia muito acadêmico ainda.

Foi quando começamos a aplicação prática.

Com uma semana, a responsabilidade de gerenciar todas as mídias sociais da Outbound Marketing era dos dois. Eles já sabiam o que precisavam fazer, possuíam os processos documentados para tirar suas dúvidas, além de acesso direto ao time que executava essa tarefa.

Com duas semanas, a produção de textos também se iniciou. O objetivo inicial era o de colocar no papel aquilo que estavam aprendendo, organizar as ideias e garantir que não estavam perdidos.

Foi só na terceira semana que começamos a praticar Outbound também, iniciando a pré-qualificação de prospects e gerando Smart Leads.

Ao fim do primeiro mês, os dois começaram a prospectar sobre a lista que eles mesmos qualificaram.

Vamos organizar todas essas ideias?

Inbound: storytelling e conteúdo de qualidade

O primeiro passo foi aplicar os conceitos iniciais do Inbound Marketing e já aprender sobre a aplicação de Marketing de Conteúdo nele.

Como temos um blog e ele ainda é nosso carro chefe em divulgação online, abordamos muito temas como: divulgação em diferentes canais, SEO, storytelling e nutrição de leads.

Thiago e Lucas assumiram toda a nossa divulgação, partindo de uma agenda de postagens primitiva, que os dois foram evoluindo ao longo do tempo, de acordo com os resultados percebidos.

agenda de postagens antiga
A primeira agenda de postagens utilizada pelo Thiago e Lucas
agenda de postagens atualizada
Como funciona a nossa agenda de postagens atual

Desde a entrada dos dois, nossos resultados de aquisição de tráfego e conversão de leads via Social melhoraram em mais de 200%!

aumento de tráfego - social

Além disso, eles nos ajudaram a aumentar ainda mais a produção de conteúdo de qualidade para o blog. Muitos dos artigos eram base da nossa estratégia de SEO e os resultados também foram incríveis: crescimento de mais de 150% em nossa melhor fonte de tráfego em apenas 3 meses.

aumento de tráfego - orgânico

Foi muito prazeroso ver a melhora nos artigos produzidos, alcançando um storytelling mais eficaz e com profundidade de conteúdo cada vez maior. Posso dizer que foi graças a dedicação de ambos que conseguimos ultrapassar a barreira dos 200 artigos publicados, tudo isso em apenas 7 meses de blog.

A participação na formulação de email marketing e até um redesenho para o fluxo de nutrição também fizeram parte das atividades desenvolvidas, com resultados positivos, mas o foco principal já se tornava outro: aplicar os conceitos de Outbound!

Como destaque, eles ainda se dispuseram a participar de outras ações na área como, por exemplo, o desenho da nossa homepage, que envolveu sessões de brainstorming e feedback frequentes.

Outbound: passando por cima da insegurança

Imagine que você é um vendedor em uma nova empresa e precisa começar a prospectar novos clientes. Se você já possui experiência, começa a ficar mais fácil, apesar de ser um novo mercado, um novo produto, um novo discurso…

No entanto, imagine que você NUNCA vendeu. NUNCA mesmo, não sabe nem como deveria se apresentar e até onde pode especificar detalhes do que está oferecendo.

Esse era o cenário que o Lucas e o Thiago enfrentavam ao entrar aqui na Outbound Marketing. Nos três primeiros dias, por exemplo, ainda era difícil entender exatamente o quão complexo eram os escopos de consultoria dos nossos projetos.

Se você não consegue entender bem o que vende, como vai conseguir levar essa solução para o mercado, não é?

Nesses três primeiros meses, as principais atividades que eles desempenharam foram, justamente:

  • Montagem de Listas de Smart Leads (direcionados pelo nosso Ideal Customer Profile);
  • Conexão e Qualificação os Smart Leads;

Como deu certo?

Para fazer acontecer, precisamos aliar diferentes atividades ao longo de todo o treinamento. Além de uma boa dose teórica, precisávamos de muita prática e acompanhamento:

Teoria

Todo o time aprendeu os conceitos do Predictable Revenue, Pilares de Vendas e as melhores técnicas para pré-qualificação, conexão e qualificação. Dentre livros, artigos, apresentações internas e até cases de sucesso, passamos duas semanas estudando diversos aspectos-chave de um bom processo de Outbound.

Enquanto era importante aprender conceitos práticos, ao pensar na formação de um consultor, eu precisava sempre me preocupar com os conceitos de planejamento, afinal é o trabalho inicial de todo agente externo em um cliente.

Ao final, o caminho era sempre o de diagnosticar erros, definir as soluções e, só então, aprender a executá-las.

Prática

Seguindo a lógica do próprio processo, era necessário ter uma base de contatos para prospectar. O caminho lógico era o de praticar as atividades da Inteligência Comercial, gerando listas de Smart Leads.

Com um Ideal Customer Profile ou, para simplificar, personas bem desenhadas, criamos critérios de pré-qualificação que eram preenchidos ao longo das pesquisas, criando uma priorização para a prospecção e, também, descartando aqueles prospects sem perfil antes de perder tempo entrando em contato com eles.

pré qualificação - smart leads

Com uma base de Smart Leads pronta, analisamos as personas mais recorrentes e criamos um Fluxo de Cadência personalizado para a campanha.

A meta era ambiciosa, com 15 novos contatos sendo prospectados por dia. Ao longo do fluxo, tínhamos 90 touches por dia, o que tomava boa parte do tempo da equipe, mas permitia a dose certa de prática.

Ao final da primeira campanha, direcionamos a criação de uma nova base de smart leads e o Lucas e o Thiago já planejaram um fluxo de cadência sozinhos, criando os templates também que utilizariam.

Desde o início do processo, geramos 198 leads, com um reach rate maior do que 30% (foram 643 smart leads nesse tempo)!

novos deals

Também chegamos ao pico de quase 1000 atividades semanais em nosso CRM. Prática intensiva do processo de vendas, algumas vezes operacional, mas que demonstra a dificuldade de se gerir o processo e motivar o time!

Sentir isso na pele é um aprendizado excelente para profissionais novatos.

Ao conseguir a conexão, ainda era necessário realizar uma call de qualificação por perfil, onde eles garimpavam o máximo de informação possível dos leads, analisando os critérios da nossa matriz de qualificação e definindo se eles poderiam ou não participar de uma segunda reunião, onde o Closer daria continuidade à qualificação por maturidade e poderia apresentar uma proposta.

Para isso, o time precisou aprender e aplicar os conceitos de GPCT e SPIN Selling, por exemplo, aprendendo a efetuar uma passagem de bastão com qualidade.

Acompanhamento e Gestão

Por maior que fosse a autonomia dos dois, ainda era necessário muito acompanhamento para garantir a execução com excelência.

Sempre que surgia um lead mais “complicado”, era necessário estar ao lado deles, mas o senso de responsabilidade de ambos sempre ajudou a rodar com sucesso um processo tão complexo em pouco tempo.

O nosso contato diário era muito importante. Por diversas vezes, conversávamos antes de iniciar as atividades do funil de vendas ou de calls específicas. As dúvidas eram cada vez mais relevantes, passando por conceitos mais avançados e desafios mais complicados.

No entanto, apesar desse acompanhamento pontual, destaco dois grandes processos que fizeram a diferença na gestão do time:

Coaching em Vendas

Eu dedicava uma hora semanal a cada um deles para revisar os resultados que estavam obtendo, treinar através de role-playing e encontrar as melhores respostas para os desafios que estavam enfrentando.

A abordagem do coaching é muito pessoal e trata dos obstáculos que cada pessoa encontra e não apenas do processo, logo a evolução individual estava em foco.

horários de coaching

O coaching se tornou tão importante que em semanas onde as coisas ficavam mais apertadas, o Thiago e o Lucas passaram a cobrar de mim que realizássemos as sessões!

Daily Meeting

Para mim, o momento mais importante de cada dia. Em poucos minutos, os dois apresentavam seus resultados no dia e compartilhavam uma boa prática ou case de sucesso e uma falha, juntamente, é lógico, com uma solução.

A daily permitia um alinhamento natural do processo, prevenindo que os dois cometessem os mesmos erros e permitindo que apresentassem seus resultados diariamente.

A motivação de bater meta todos os dias ajudava sempre a dormir mais tranquilo.

Closing

Por fim, o treinamento não seria completo sem que o time aprendesse a fechar as contas que eram prospectadas e qualificadas, não é?

Essa etapa está sendo finalizada durante o atual período.

Vou citar mais à frente o porque de atrasarmos o treinamento completo em mais um mês, mas é importante ressaltar o quanto o time se encontra pronto hoje, na minha visão, para assumir toda a cadeia de vendas da Outbound Marketing.

O primeiro passo que implementamos foi o acompanhamento, como ouvinte, das reuniões de vendas (a segunda call que citei, onde ocorre a qualificação por maturidade e apresentação da proposta).

Além disso, as sessões de coaching passaram a incluir, cada vez mais, conceitos de fechamento.

O time passou a prospectar muito menos (diminuímos a meta para apenas 5 novos contatos e 25 touches no total do fluxo de cadência), de maneira que o novo foco é estudar mais sobre nutrição em outbound e fechamento.

A prática ocorre, majoritariamente, em sessões simuladas, mas está sendo gradualmente implementada no dia a dia do time. Nosso compromisso é o de que todo o processo esteja nas mãos do Thiago e do Lucas até o fim de dezembro!

Estrutura para o treinamento

Para deixar mais claro ainda para você, o nosso ritmo de treinamento é mensurado em sprints, ou ciclos semanais.

No primeiro mês, esse ciclo era quase diário, já que o volume de teoria era monstruoso, mas ele passa a ser semanal quando a prática entra no dia a dia do time.

Nós acreditamos muito em Marketing de Conteúdo, então a melhor maneira de aproveitar todo o novo conhecimento foi produzindo material relevante sobre ele. Fácil de mensurar o quanto cada um tinha aprendido e ainda obter retorno (através de tráfego e leads)!

O uso de ferramentas para comunicação interna, como o Mais Comunicador ou Slack ajudam a manter o engajamento da equipe, que pode debater ao longo de todo o dia sobre diversos assuntos e dúvidas que surgem. Por vezes, me peguei respondendo a diversas dúvidas durante o fim de semana!

Além do coaching e das daily meetings, também costumo apresentar cases de sucesso para o time e incentivá-los a fazer o mesmo. Sempre que fechamos um novo cliente, começo a preparar 5 a 10 minutos de fala, sem ppt, para o time, explicando ponto a ponto de como conseguimos converter a conta.

Meritocracia e transparência são pilares da nossa cultura, de verdade, então deixamos em aberto o faturamento da empresa, despesas e custos e estou sempre comunicando ao time nosso planejamento de curto e médio prazo (planejamento de longo prazo em uma startup? Muito cedo para aprofundar tanto! Você só precisa ter um norte, a visão do que deseja no longo prazo).

Até por isso, definimos bônus para o time de acordo com sua performance e eles acompanham os resultados diariamente, de acordo com as nossas vendas.

Da mesma maneira, todo o time participa da definição de metas. A palavra final é da gestão, sempre, mas a equipe tem voz para questionar números e apresentar alternativas.

Metas essas que são definidas de antemão e não em meio à execução das tarefas. O time ganha em previsibilidade e planejamento, podendo ser mais racional do que emocional, caindo em meio ao desespero de alcançar o inalcançável.

Todos os pontos acima formaram um ambiente agradável, mas com muita pressão e cobrança. Tenho certeza que nós trabalhamos muito mais do que a média, nos dedicando a diversas frentes, mas fico feliz ao ver o Thiago ou o Lucas pedindo mais responsabilidades, falando que estão com um tempinho sobrando e podem se dedicar mais, seja escrevendo mais um artigo, contribuindo para ebooks ou ajudando a repensar e reformular nossas táticas e estratégias.

Para os curiosos na prática, utilizamos uma série de ferramentas durante todas as etapas do processo, mas vou listar algumas abaixo para ajudá-lo:

Inteligência Comercial

Prospecção

CRM

Os principais desafios no caminho

Como citei acima, prolongamos o treinamento por mais um mês e o grande motivo foi nossa mudança de escritório.

Com a expansão do time, o antigo espaço ficou apertado e precisamos alugar um novo. O imbróglio nos atrapalhou um pouco e ficamos quase 3 semanas sem o nosso espaço.

Por esse motivo, o acompanhamento e treinamento passou a funcionar remotamente, dando ainda mais importância às ferramentas de comunicação interna, que nos ajudaram a alinhar todos os processos para que as metas continuassem a ser batidas.

Além disso, conciliar os horários, especialmente em épocas de provas e trabalhos da universidade, não é fácil.

O Lucas e o Thiago possuem muita flexibilidade e acabam se dedicando para algumas tarefas, como escrever artigos, nas horas que preferem, o que é excelente. Sabe por quê?

Enquanto o Thiago costuma acordar entre 4 e 5:30 da manhã, o Lucas gosta de ir dormir após as 2 da manhã.

A flexibilidade nessas horas de dedicação, e a confiança depositada nos dois, permite que eles rendam nos horários que preferem, gerando mais satisfação com o que fazem!

O acompanhamento continua sendo próximo, afinal eu costumo dormir tarde e tento acordar cedo, seguindo um padrão nada saudável, mas as 5-6 horas que durmo por noite ainda permitem conversar alguns dias com o Lucas até 3 da manhã e ainda ter um tempo para tirar dúvidas do Thiago às 5 horas. 🙂

E quais foram os resultados alcançados?

Como falei acima, obtivemos um crescimento significativo em Inbound, passando a gerar 3x mais leads e 2x mais oportunidades por semana neste período.

Além disso, os leads gerados via Outbound tiveram um aproveitamento acima da nossa meta. Enquanto o time de closers precisa converter ao menos 25% das oportunidades recebidas, estamos com uma conversão total de quase 29%.

win rate

E, como o título do texto já diz, o Thiago e o Lucas, em apenas 3 meses de dedicação ao processo de vendas, incluindo todo o treinamento, conseguiram gerar mais de R$500.000,00 em oportunidades!

quota gerada

Esse valor é referente apenas aos leads que foram qualificados por perfil e maturidade, recebendo uma proposta comercial!

No mesmo período, conseguimos ainda diminuir nosso ciclo de vendas, que era de 44 dias, para 27,8, uma redução de 63%!

Como demonstração máxima da efetividade do treinamento, fechamos novembro com 92% da meta do Q4 batida e em caminho de fechar, ao menos, 108% com os novos contratos que estamos fechando. 🙂

Como enxergamos esses 3 meses?

Naturalmente, nossa análise sobre esses 3 meses foi extremamente positiva, chegando a surpreender em algumas questões.

O ROI com o time foi rápido e muito positivo, tendo em vista a dedicação de tempo de todos que participaram e contribuíram para o treinamento e acompanhamento.

Foi crucial perceber como o treinamento, acompanhado de um processo bem estruturado (com pilares de vendas bem definidos e estratégias claras), foi efetivo. Em pouquíssimo tempo conseguimos formar profissionais capazes de performar e gerar resultado financeiro.

O processo seletivo, é claro, é parte crucial nesse caminho, afinal o material humano nos ajudou bastante. Tanto o Lucas quanto o Thiago possuem o perfil que procurávamos e absorveram muito conteúdo em pouquíssimo tempo.

O engajamento de todo o time no processo também mostrou como é importante acreditar no que está sendo feito. Por vezes, empresas (e até clientes nossos) sofrem com o engajamento de alguns colaboradores, que são avessos a mudanças e, por isso, tem seus resultados comprometidos no curto prazo.

Um dos nossos maiores acertos foi de acreditar na máxima do “Hire Slowly, Fire Fast!”. Tenho certeza que no caso de não percebermos a dedicação necessária em qualquer membro do time, vamos tomar a decisão rapidamente de substituir aquela peça e buscar uma com melhor encaixe!

Recompensas

Como falei, transparência e meritocracia são pilares da nossa cultura aqui na Outbound Marketing.

Com os resultados conquistados, o Thiago e Lucas já começam a receber aquilo que combinamos.

O processo de contratação está se iniciando, com as comissões do time sendo entregues como bônus (visto que a lei brasileira não permite remuneração variável para estágios). Os treinamentos específicos para consultoria (em gestão de projetos, apresentação de cases, etc) já se iniciou e a migração será gradual.

Ao mesmo tempo, eles participam agora do treinamento da nova turma de estagiários, compartilhando o conhecimento e as experiências que adquiriram nesse curto período e nos ajudando a preencher gaps que sentiram ao longo do treinamento deles.

O nosso objetivo era o de transformar a própria Outbound Marketing em um ambiente de testes, um playground de aprendizagem. Se os nossos consultores são capazes de gerar resultado relevante para a gente, eles estão mais preparados para dar retorno para nossos clientes!

Além de teoria, eles possuem experiência prática para compartilhar ao longo da implementação dos projetos, onde continuarão a evoluir acompanhando os seus gerentes e consultores seniores.

O que mais podemos esperar, não é? Acredito que o futuro do Thiago e o do Lucas será brilhante, alinhado a rápida expansão da própria Outbound Marketing e de nossos clientes.

caminho de sucesso

E aí? Ficou alguma dúvida? É só comentar aqui embaixo ou mandar um email para vinicius@outboundmarketing.com.br e eu te ajudo com os desafios de marketing e vendas que está enfrentando.

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  • Vitor Bernardino Marques

    Artigo sensacional! Me deu muitos insights, valeu.

  • Que bom que gostou Vitor! Sugestões são bem vindas 😀