Como escrever um cold mail com 50% de taxa de respostas?

Você deve ter pensado:

Provavelmente ele quis dizer 50% de open rate.

Não, eu realmente quis dizer reply rate. Isso significa que metade dos cold mails que eu enviei foram respondidos pelos meus leads.

E eu não recebi respostas do tipo:

• Não tenho interesse.
• Por favor, me retire da sua lista.

Muito pelo contrário. Eu consegui atrair a atenção dos meus leads, despertar curiosidade neles, agendar algumas reuniões (que é o meu objetivo) e iniciar ótimas conversas.

Neste blog post vou dar algumas dicas sobre como escrever um cold mail matador! Vamos lá?

Como eu comecei a escrever um cold mail?

A primeira coisa que eu fiz quando eu entrei aqui e antes de começar meu envio de cold mails, foi estudar alguns conteúdos do blog para entender quais são as melhores práticas:

• Guia Básico para Cold Mailling: insights sobre como iniciar uma boa estratégia de cold mailing para prospecção;
• Anatomia do email de prospecção ideal: dicas sobre como montar um cold mail do início ao fim, ou seja, do assunto à assinatura;
• Como montar um email de prospecção (baseado em dados): dicas sobre como montar um email de prospecção baseado nos dados do report do Reev;
• Melhores templates de cold mail: ebook completo com vários templates de cold mail para eu me inspirar.

Claro que existem vários outros conteúdos no blog sobre cold mail, mas esses aí foram os principais e os mais recomendados. 😉

O segundo passo foi levantar algumas informações sobre os leads como: nome, empresa, email, LinkedIn e blog / podcast, para que eu pudesse criar uma conexão mais forte com eles ao longo do meu cold mail.

Além dessas informações, ao pesquisar sobre meu lead, eu sempre procurava fazer algumas anotações de pontos chave que eu encontrava e considerava relevantes.

Alguns desses pontos são:

• Tema central do último artigo no blog do lead;
• Dúvida / polêmica que foi levantada durante seu podcast;
• Declarações no LinkedIn a respeito de algum assunto;
• Amigos em comum ou trabalhando na empresa do lead;
• Notícias sobre o lead ou sobre a empresa.

Eu tinha certeza que essas informações seriam úteis e me ajudariam a iniciar uma boa conversa com meu prospect.

Garantindo o open rate

No campo de remetente eu sempre procurei utilizar o meu nome somado ao nome da empresa de onde eu falo.

O objetivo é fazer com o lead identifique, já no primeiro momento, o nome da pessoa que está querendo falar com ele e de qual empresa ela está falando (melhor ainda se ele já conhece sua empresa).

Sérgio + Outbound Marketing & Reev

Já no assunto, eu procuro obter a atenção do meu lead e despertar a sua curiosidade para que ele tenha vontade de abrir meu email.

Essa decisão, abrir ou não, é definida nos primeiros milissegundos em que ele faz contato visual com meu cold mail na caixa de entrada.

Inclusive, aproveitei o Flipchart Friday #18 para pegar algumas dicas sobre isso:

Os assuntos variam de acordo com qual tipo de informação eu coloco no corpo do meu email para tentar me conectar com aquele lead.

Partindo para o cold mail

Garantido o open rate através de um bom assunto de email, agora eu preciso garantir o meu reply rate de 50%.

Algumas informações do meu corpo são aquelas que eu citei anteriormente como relevantes, ou seja, capriche no levantamento das informações sobre os seus smart leads.

Quer saber qual foi minha estratégia em cada uma das partes deste template de email?

Vou te contar agora! 😉

Remetente

Novamente, como eu estou escrevendo para pessoas que estão no mercado B2B, elas normalmente estão abertas a novas relações com outras empresas.

Sendo assim, incluindo o meu nome e o nome da minha empresa como remetente, eu quero me identificar como um contato que quer iniciar uma comunicação B2B.

Além disso, é mais provável que o lead identifique a minha empresa com muito mais facilidade do que me identifique, especificamente.

Lembrando o nome da minha empresa e a identificando imediatamente é melhor que saber de onde eu falo apenas no corpo do meu email.

Assunto

Como eu já disse, a linha assunto deve estar diretamente ligada ao contexto da pessoa com quem estou tentando me conectar, além de ter como objetivo ser relevante pra ela.

Ou seja, o assunto do meu email é extremamente importante visto que eu devo despertar curiosidade e interesse para que o lead sinta vontade de abrir o email para descobrir o que eu quero falar.

Sendo assim, eu tento ser relevante e mostrar que eu quero falar sobre algo com que ela, realmente, se importa.

Eu também devo contextualizar minha comunicação, ou seja, o conjunto de circunstâncias deve fazer sentido e deve ser coerente. Nesse caso, eu posso usar fatores como:

• Porque eu estou entrando em contato;
• Sobre o que eu quero falar, afinal.

Introdução

A introdução do meu email deve dar continuidade ao tema que foi citado no assunto.

A partir do momento que eu consegui despertar a curiosidade do lead, atraí a sua atenção e ele abriu meu cold mail, eu preciso ser coerente e dar continuidade.

Os leads já estão cansados de assuntos enganosos, que servem só para atrair cliques.

Ou seja, a introdução do meu email deve manter o meu lead engajado de acordo com o que despertou sua curiosidade para decidir abrir meu cold mail.

Sendo assim, eu devo prosseguir falando a respeito do tema do assunto e deixar claro o motivo pelo qual eu decidi escrever aquele email e fazer um contato diretamente com ela.

Observe que não é apenas:

Gostei da sua publicação.

É mais uma mensagem completa:

Eu gostei da sua publicação pelo motivo XYZ, porém fiquei em dúvida a respeito de ABC.

Novamente, isso retoma ao aspecto de relevância e, realmente, representa valor no contexto daquele lead.

Apresentação

A partir do momento em que o lead está realmente engajado, eu aproveito para fazer uma breve apresentação sobre mim e sobre a empresa de onde falo.

O cuidado que devo tomar aqui é não ser muito narcisista. Preciso falar mais sobre a minha proposta de valor e contextualizá-la ao cenário do lead.

Motivo do contato X Proposta de valor

Esse é um momento muito importante, visto que é a partir daqui que eu vou linkar o motivo do meu contato e a proposta de valor da minha empresa.

Eu começo a falar um pouco mais a fundo a respeito de alguns pontos pelos quais eu acredito que a minha solução seria a ideal para o lead e vou além…

É aqui que mexemos um pouco com o ego dele.

Eu posiciono o lead como referência no assunto, mas deixo claro que eu também gostaria de compartilhar algumas experiências.

A partir daí, eu me coloco como autoridade no assunto e faço com que o lead entenda o porquê eu estou entrando em contato justamente com ele naquele momento específico.

Isso faz com que essa comunicação seja uma via de mão dupla e desperte ainda mais o interesse em, efetivamente, conversarmos ou agendarmos uma reunião.

Aqui eu aproveito para retomar a proposta de valor da minha empresa e uso isso como gancho para iniciarmos uma conversa sobre o tema.

Aqui na Outbound Marketing & Reev, por exemplo, nós costumamos falar a respeito de marketing e vendas nos cold mails, porque a solução que oferecemos está dentro desse escopo.

CTA (Call to action)

A partir do momento em que essa pessoa já decidiu que realmente quer conversar comigo, nós precisamos agendar uma call.

Sendo assim, eu crio uma CTA em que deixo em aberto para o meu lead sugerir algumas opções de quais seriam os melhores dias e horários para conversarmos.

Lembrando que o objetivo do meu cold mail é agendar uma reunião, então eu devo esperar que, quando ele responda meu email, nós já tenhamos esse objetivo, no mínimo, alinhado.

Assinatura do email

A assinatura do email deve incluir seu nome, cargo, perfil do LinkedIn, além do link para o site da sua empresa.

Com isso, a pessoa com quem você está falando consegue ver quem você é e consegue encontrar mais informações sobre você e sua empresa de maneira ágil.

Isso faz com que seu lead se sinta seguro a respeito de quem enviou o email e aumenta sua credibilidade, visto que passa uma impressão de profissionalismo.

Eu sei que você deve ter alguns questionamentos

Em primeiro lugar, você deve ter pensado que essa abordagem não é escalável, já que demora algum tempo para pesquisar e construir essa mensagem personalizada.

Sim, admito que leva tempo e confesso que não foi fácil pesquisar e estudar informações a respeito dos meus leads para construir as mensagens mais assertivas possíveis.

Porém, ao final, eu recebi 50% de respostas para todos os meus cold mails enviados.

Valeu a pena!

Essa alta taxa de respostas vem da qualidade do meu alcance, não da quantidade de clientes em potencial com os quais eu tento me conectar.

Se eu enviasse emails menos personalizados, provavelmente eu obteria taxas de resposta mais baixas, ou respostas negativas.

Isso vai variar de acordo com o tipo de prospecção que você está fazendo.

O meu mercado exige uma abordagem consultiva e eu, geralmente, viso os diretores e c-levels das empresas.

Sendo assim, eu preciso de uma comunicação mais assertiva, visto que a caixa de entrada dessas pessoas é disputadíssima e, cada vez mais, eu preciso me comunicar melhor para atrair a atenção desses leads.

Lembre-se de que, para uma campanha de cold mail realmente eficaz, a qualidade da sua base de contatos e das suas mensagens é o que mais importa.

Você também pode pensar que foi fácil me conectar porque eu estava me referindo aos artigos ou comentários que aquelas pessoas já tinham feito e estava oferecendo uma conversa sobre os mesmos assuntos.

Mas lembre-se, isso foi apenas um gatilho para iniciar uma comunicação.

Em determinado momento eu preciso trazer a conversa para o meu lado, deixar claro que eu também conheço a respeito do assunto, compartilhar algumas experiências e tentar agendar uma call para oferecer uma solução.

Ou seja, procure agregar valor em todos os seus touchpoints para que você tenha essa abertura lá na frente.

O que eu poderia fazer para melhorar ainda mais?

Há duas coisas que eu posso fazer para melhorar ainda mais as minhas taxas de resposta e de conexão com esses leads.

O primeiro ponto é: faça follow ups.

Ainda que o lead não tenha respondido seu cold mail, insista naquele contato!

De acordo a HubSpot, 80% das vendas precisam de, pelos menos, 5 follow ups para se concretizarem, mas 44% dos vendedores desistem após a segunda tentativa.

Sabe o que isso quer dizer? 53% dos vendedores não vão bater meta assim.

Por isso, eu devo ter um fluxo de cadência bem estruturado e, de preferência, misto, a fim de aumentar a minha chance de contato, indiferente do canal que o lead escolher para me responder.

As caixas de entrada são muito disputadas e, consequentemente, algum email, por mais que muito bem escrito, pode passar despercebido.

Sendo assim, não desista no primeiro momento. Tenha uma sequência de follow ups bem estruturada, e também tente contato por telefone e por LinkedIn.

Vale lembrar que, caso essa pessoa não tenha te respondido, mesmo depois de ter percorrido todo o seu fluxo cadência, uma hora é preciso deixar esse lead de lado.

Ou seja, não vale a pena perder tempo com leads que realmente não querem conversar com você ou não estão no timing ideal. Tudo tem um limite e precisamos nos despedir desses leads.

O segundo ponto: eu, provavelmente, tentei agendar uma conversa cedo demais.

Ou seja, algumas pessoas que me responderam ainda não estavam prontas para reservar um tempo em suas agendas para conversar comigo.

Certifique-se de que aquele lead realmente está engajado para uma conversa contigo e se ele está te priorizando a ponto de reservar um horário para conversar.

Caso você não tenha um limite de tempo para fazer essa prospecção, tente engajá-lo ao máximo a ponto de fazer com que ele tenha urgência em conversar com você.

Aí sim, esteja preparado para agendar uma conversa.

Concluindo: como escrever um cold mail com 50% de reply rate?

Bom, eu já falei algumas vezes, ao longo deste texto, mas eu preciso repetir.

O aspecto central em um cold mail é qualidade, não quantidade.

Você deve se preocupar em estudar o seu lead, levantar o maior volume de informações possíveis e, aí sim, partir para o ataque.

Procure contextualizar sua comunicação e ser relevante. Tenho certeza que assim você alcançará uma evolução significativa em sua taxa de respostas!

Se tiver alguma dúvida ou algum insight que você já possui, fique à vontade para comentar aqui embaixo ou entrar em contato comigo. Responderei o mais rápido possível! 🙂