[Flipchart Friday #17] Como gerenciar a rotina de um SDR e priorizar as tarefas do dia a dia

Gerenciar sua rotina, organizar as suas tarefas, priorizar suas atividades diárias, tudo isso é muito importante para garantir a sua produtividade e eficiência.

Mas você sabe como fazer isso?

A matriz de impacto x esforço é uma ótima metodologia para você organizar o seu dia a dia, priorizando suas tarefas de acordo com o impacto positivo e com o esforço necessário.

Vamos lá?

Transcrição do vídeo

Fala galera, tudo bem?

Estamos aqui em mais um Flipchart Friday. Hoje sou eu, o Thiago, sou Diretor de Projetos aqui da Outbound Marketing.

Não é nem o Arthur e nem o Vini porque o assunto hoje é outro, organização e gerenciamento de rotina de SDRs.

O pessoal brinca que eu sou a pessoa mais organizada aqui. Eu não acho que sou, mas os dois não passam nem perto de serem pessoas organizadas, então, acho que deveria ser eu mesmo a falar sobre isso.

O assunto hoje é bem tranquilo, a organização, em geral, não é algo difícil. É algo difícil para se tornar rotina, mas entender como organizar não deveria ser um problema.

A rotina dos SDRs

Vamos focar aqui nos SDRs. Eu trouxe algumas para entendermos um pouco melhor sobre essa organização.

Já passei treinamentos para mais de mil SDRs e posso dizer que essa lógica é bem tranquila de ser seguida, vale a pena e funciona para vocês entenderem como organizar o dia a dia.

Primeira coisa que qualquer SDR deve fazer é saber o que eles tem que fazer no dia a dia:

• O que eu faço?
• O que é tarefa que não é minha, mas eu tenho que fazer?

Eles também devem saber listar:

• Eu faço ligações;
• Eu faço emails;
• Eu tenho que realizar reuniões.

O que, realmente, consome tempo?

• Qual é o tempo que eu gasto em uma reunião?
• Qual é o tempo que eu gasto em uma ligação?

Por quê? Na hora de gerenciar a rotina, temos que pensar em como gerenciar o seu recurso escasso que, nesse caso, é o tempo.

Então, precisamos saber o que eu faço e em qual tempo eu faço.

Depois disso, uma coisa muito importante que temos que ter em mente é: o que é prioridade?

O que eu faço no meu dia a dia que, realmente, gera valor, gera ROI e está alinhado aos objetivos de um SDR, que é fazer reuniões, ser eficiente nessas reuniões e nesses leads qualificados que são passados para o vendedor.

A matriz impacto x esforço

Para isso trouxemos, pegando esses pontos de organizar as atividades e entender o que é prioridade, uma matriz muito simples que possui dois critérios que nos ajudam a priorizar e entender o que faz sentido ou não.

Um matriz de impacto por esforço.

Impacto é bem simples, é entender o que você faz que gera um impacto no meu processo, na minha rotina e no meu objetivo final.

Além disso, essa atividade que eu estou fazendo tem um esforço alto ou baixo?

De acordo com esse entendimento vamos listar essas atividades e agrupá-las nos quadrantes dessa matriz.

Quick Wins

Esse primeiro quadrante, que chamamos de Quick Wins, é um quadrante em que estão alocadas as atividades que tem alto impacto e baixo esforço.

Quais são essas atividades? São as atividades que você consegue realizar rapidamente no dia a dia.

Por exemplo, no caso de um SDR, que cuida de um processo em que ele trabalha com outbound e volume, poderia ser um gerenciamento de um CRM.

Se isso se torna uma rotina, ele vai consumir ali uns 15 a 20 minutos diários, no máximo, para fazer isso acontecer.

Major Projects

O Major Projects são tarefas que tem um alto impacto, mas também tem um alto esforço.

Então, são atividades, às vezes recorrentes ou não, mas que consomem um tempo e são importantíssimas para o processo acontecer.

Por exemplo, reuniões. Se você tem que fazer uma reunião para converter um lead, gerar um MQL, um lead qualificado ou uma oportunidade, do jeito que você quiser chamar, ela pode entrar aqui.

Então, são tarefas que você tem que priorizar no dia a dia e fazer acontecer. Nesse caso, elas vão gastar um pouco mais de tempo, mas são tarefas importantíssimas.

Fill Ins

As Fill Ins tem esse nome porque são tarefas que tem baixo impacto e baixo esforço.

Então, as tarefas que aparecem em qualquer um dos dois quadrantes de baixo, antes de realizá-las você tem que pensar:

• É algo que eu realmente preciso fazer essa semana?
• É algo que eu realmente preciso ter no meu processo?
• É algo que eu posso cortar ou que eu posso delegar porque, pensando bem, não é uma tarefa minha?

Se você entender que essa não é uma tarefa sua, que não agrega tanto valor, que você tem que fazer, mas não é extremamente importante, você vai ter que fazer aquilo acontecer e organizar colocando isso na sua agenda.

Esses Fill Ins devem entrar no seu dia a dia em momentos em que as prioridades não acontecem.

Se eu entendo que uma call que eu preciso realizar tem que acontecer entre 3 e 4 horas da tarde porque são os horários em que eu consigo uma maior taxa de conexão, eu não vou colocar, de jeito nenhum, um Fill In ali.

Agora, se eu já fiz as calls, os meus Quick Wins do dia e tenho um horário reservado que não é muito bom para fazer ligações ou marcar reuniões, esse é um bom intervalo de tempo para colocar uma Fill In para acontecer.

Thankless Tasks

As Thankless Tasks, ou as tarefas ingratas, sem agradecimento, são as tarefas que tem um baixo impacto e um alto esforço.

Ou seja, geralmente, são tarefas massantes, tarefas em que você pode se distrair facilmente, porque não estão gerando muito valor e você tem que ficar ali por muito tempo fazendo isso acontecer.

Então, as Thankless Tasks são as tarefas que você poderia fazer no dia a dia, mas elas consomem muito tempo e geram baixo impacto.

Exemplo de uma tarefa desse tipo: seu ICP (Ideal Customer Profile) ou a sua persona, não tem acesso a emails e dificilmente vai te dar um oi por lá. Seu processo de prospecção tem que ser totalmente pautado em ligações.

Mas você ainda não está muito ligado nisso e resolve enviar emails, que é uma tarefa que você está fazendo manualmente, consome muito tempo e não gera resultados. Então, isso pode, muito bem, ser enquadrado em Thankless Tasks.

Nosso Gerador de ICP pode te ajudar a não perder tempo com tarefas que não fazem sentido para o seu perfil de cliente ideal 😉

Como eu falei antes, essa é uma tarefa que você precisa pensar duas, três, quatro vezes antes de realizar porque, na grande maioria das vezes, você vai conseguir tirá-las do processo ou otimizá-las.

Então, essa é a explicação. Esses quadrantes e essa matriz vão te ajudar a se organizar no dia a dia e a ser mais produtivo.

6 Dicas para gerenciar melhor a sua rotina

Vou dar algumas dicas para você fazer isso acontecer e praticar.

Coisas que você tem que fazer e tem que levar para o seu mindset e coisas que você não pode fazer e deve ter um mindset adequado para não deixar isso acontecer na sua rotina.

Dica 1: Right the Fuck Now

Por que você não está fazendo ainda?

Você já entendeu o que tem que fazer, o que não precisa fazer, o que é importante, quais são os melhores horários para ligar, mandar emails, fazer follow ups e para organizar seu CRM.

Você já separou um tempo para o coaching com seu gestor, o que também é importante, o que te impede de começar a fazer?

Então, não se engane, não reserve um tempo e espere um pouco mais. Se está organizado, se você tem o seu dia planejado, comece a fazer agora.

Dica 2: Automatize

Você tem que automatizar as coisas, sempre que possível, pensando no que pode ser automatizado e no que não deve ser automatizado.

Então, para o processo de automatização, você precisa pensar muito bem na hora de automatizar um processo. Não adianta sair automatizando tudo.

Você precisa entender o que vale a pena, o que vai gerar um ganho de tempo sem perda de qualidade.

Em mercados que você vende para enterprises, por exemplo, se você for automatizar e criar um template muito padrão para um gestor, ou CEO, ou diretor de uma grande empresa, essa pessoa tem um dia muito corrido.

Normalmente, ela não vai te dar atenção. Você tem que dedicar tempo conseguindo informações para personalizar e fazer um email que gere valor.

Se você trabalha com um produto simples para empresas menores que não tem tanta burocracia, mesmo que os gestores também não tenham tanto tempo, o produto é mais fácil de ser entendido e de gerar valor.

Nesse caso, você poderia trabalhar com emails um pouco mais templatizados.

Porém, nunca se engane: sempre tenha foco no cliente. Você precisa ser customer centric e customer driven. Não estou falando para você enviar um email genérico com foco na venda.

Dica 3: Objetivo da tarefa

Isso é algo importante e pouca gente tem isso como mindset. Se você faz uma tarefa no dia a dia, como:

Eu estou preenchendo, organizando e atualizando meu CRM, porque eu tenho que atualizar, eu coloquei essa tarefa na minha agenda, não me lembro porque, mas tenho que fazer.

Isso é muito ruim porque você perde o foco, perde a motivação e vira uma rotina sem propósito.

Você sempre tem que entender:

Por que eu estou fazendo isso?

É para entender quais são os números do meu dia a dia, otimizar meu processo, saber o que eu posso fazer, o que eu posso mudar, quais emails e templates eu tenho que melhorar, se o meu discurso está errado ou não?

Ou é realmente fazer por fazer?

Então, tenha sempre o objetivo claro na sua cabeça, isso vai te ajudar muito a ganhar em produtividade e prazer.

Eu estou fazendo algo que tem propósito, que tem valor, que ajuda no meu dia a dia. Não estou perdendo meu tempo fazendo atividades porque elas estão na minha agenda.

Dica 4: Usar o momentum

Usar aquele momento em que você acabou de fechar uma conta ou um negócio, acabou de gerar, no caso de um SDR, um lead qualificado, passou uma oportunidade muito show para o vendedor virar.

Ah, então eu fiz o meu papel do dia e vou descansar.

Não, não faça isso. O momentum é a hora em que você está mais confiante.

Se acabou de fechar um negócio, você não está se sentindo bem? Acabou de gerar uma oportunidade, mandar um lead qualificado, você não está se sentindo bem? Você não está se sentindo confiante, não tem uma adrenalina no seu corpo?

Se você está confiante naquele momento, por que não ligar para mais leads? Por que não aproveitar esse momento para fechar e virar mais negócios, gerar mais oportunidades, mais leads qualificados para o vendedor?

É isso que você tem que fazer. Em qualquer momento do seu dia, em qualquer tarefa que você tiver realizando, entenda:

Para o que eu posso usar esse momentum? O que eu posso fazer agora?

Faça isso!

Dica 5: Usar as métricas ao seu favor

Esse é um exemplo muito simples que está ligado a tudo que eu já falei até agora.

Então, a organização de um CRM ou a organização de uma ferramenta de sales engagement, como o Reev, é muito importante para você entender o que está certo e o que está errado.

• Meus emails estão bons?
• Minhas conversões estão boas?
• Minhas calls estão boas?
• Como eu posso mudar?
• Como eu posso melhorar?
• Qual teste A/B eu posso fazer que faça sentido?

Utilizar tudo isso a seu favor para melhorar a sua rotina, tornar seu processo mais eficiente e, realmente, entregar mais resultados.

Querendo ou não, é muito melhor você realizar 10 ligações e converter 5 oportunidades do que fazer 15, 30, 40 ligações e converter as mesmas 5.

Então, utilize essas métricas a seu favor e aprenda o que você pode fazer para melhorar o seu trabalho e entregar mais no mesmo período de tempo.

Dica 6: Melhoria contínua

O mindset dos vendedores, o mindset dos SDRs,tem que ser esse. Tem que ser saber onde você pode melhorar.

Querendo ou não, seu gestor vai te cobrar por isso, sua empresa vai te cobrar por isso? Vai!

Mas, qualquer pessoa de qualquer mercado, precisa ter esse mindset de melhoria contínua e o SDR é uma pessoa que tem que ter isso intrínseco.

Processo é muito trabalhoso, é muita rotina e muita coisa para fazer no dia a dia. Então, se você não consegue melhorar, não consegue saber o que você pode fazer para reduzir o seu tempo e gerar produtividade, você acaba se perdendo.

Às vezes você tem uma rotina em que tem que ativar 10 leads por dia, mas você se perde porque você se esquece de dar lost no lead que não faz mais sentido, você se esquece de fazer follow ups com os outros leads.

Você acaba fazendo follow ups com todos os leads, você fica sem tempo, fica gargalado e se perde. Então, isso aqui tem que ficar na sua mira o tempo inteiro.

O que você não deve fazer para ser mais produtivo?

Multitarefas

Acho que é bem óbvio, bem lógico, mas não faça duas, três ou quatro coisas ao mesmo tempo. Não deixe isso acontecer, jamais.

Se você está fazendo alguma coisa e chega alguém com quem você tem que falar, apareceu outra prioridade que você tem que fazer, evite isso!

Eu sei que é difícil em uma rotina, em uma correria do dia a dia, mas exceto nos casos extremos, como:

Tem uma reunião importantíssima com a diretoria, o diretor me chamou, tem um lead que está virando uma oportunidade e quer me dar um oi antes de passar adiante.

Aprenda a dizer não! Tire isso da sua rotina e aprenda a dizer não.

Se você faz isso, tenta praticar multitarefas, quem vai se prejudicar é você mesmo. Você vai perder tempo, vai ser cobrado porque você não entregou e, no final do dia, o preço vem.

Fazer pela metade

A mesma coisa vale para parar atividades pela metade.

Então, essa organização e esse entendimento do seu recurso escasso, que é o seu tempo, serve para você não deixar isso acontecer.

Se você para atividades pela metade, como:

Estou mandando vários emails, mas parei e comecei a ligar. Eu tinha que mandar mais 10 emails parecidos que poderiam estar no meu mindset, fechar isso e despachar.

Em mais 10 minutinhos eu terminava, mas eu tinha que ligar e decidi ligar porque era o que eu tinha para fazer.

Só que para você retomar essa atividade de mandar emails depois, você tem que ver o que tinha mandado, o que não mandou, entender se faz sentido e ver o que você estava escrevendo.

Tudo isso gasta muito mais tempo do que se você tivesse terminado aquela atividade na hora. Então, evite ao máximo cortar atividades pela metade.

No-breaks

Não estou xingando ninguém, existem vendedores que são muito hustlers e trabalham o dia inteiro. Eu gosto muito dessas pessoas.

Mas eu gosto ainda mais daquelas pessoas que trabalham muito, trabalham o dia inteiro, mas se planejam e se organizam para tirar um tempinho para estudar, entender e fazer as coisas acontecerem.

Os breaks não servem só para você ficar tranquilo, tirar 5 minutinhos para pensar e tomar um ar para não chegar em uma próxima call muito afobado.

Se você gosta de vendas, gosta do seu trabalho de SDR e está empolgado, o break pode servir muito bem para você tirar 10 minutinhos e estudar, ler alguma coisa, ver um Flipchart Friday, por exemplo, e fazer acontecer.

Isso precisa existir porque você tira um tempo para você, consegue se organizar, consegue colocar sua cabeça no lugar e pode utilizar esse tempo para aprender e conseguir ser mais produtivo ao longo do dia.

Braço sem cabeça

Está muito ligado à automatização.

Nunca realize atividades que são manuais ou braçais, que consomem muito tempo e poderiam ser automatizadas ou deixadas de lado, sem antes pensar duas vezes.

Se você está fazendo alguma coisa, lembra qual é o objetivo do que você está fazendo?

Será que isso realmente importa, será que é algo que agrega, que traz um impacto para a minha função no dia a dia, para o meu resultado como SDR?

Não.

Opa, será que eu posso automatizar isso, será que eu posso deixar isso de lado.

Se sim, faça.

Nunca siga por esse caminho sem antes pensar nisso.

Concluindo: como gerenciar a rotina de um SDR?

Então galera, é isso. Sem tirar nem pôr.

Você quer ser o melhor SDR da sua empresa, quer ser o melhor SDR do Brasil e do mundo? Quer ser um SDR que realmente gera oportunidades?

Você tem que gerenciar sua rotina, identificar suas tarefas diárias, priorizá-las e saber quais são importantes, quais são essenciais e quais não são.

Vem com a gente, vamos te ajudar!