[HOME OFFICE FRIDAY #102] Gargalos de gestão resolvidos

Fala pessoal, eu sou a Rayanne, SDR na Reev, e hoje vou ensinar a aplicar a teoria das restrições para identificar quais os problemas em seu processo e o que acontece quando temos os gargalos de gestão resolvidos.

Vamos falar da contratação até o ganho de escala. 

Vamos lá?!

Transcrição do vídeo

Se quiser ouvir, é só clicar dar play abaixo:

Gargalos de gestão em vendas: Resolvidos!

Você já ouviu aquele ditado que diz “uma corrente é tão forte quanto o seu elo mais fraco”? Esse princípio pode ser facilmente aplicado no mundo dos negócios.

Existe uma teoria que diz que há sempre pelo menos uma restrição ou um gargalo que impeça o desenvolvimento do seu negócio.

Eliyahu Goldratt é o autor por trás da Teoria das Restrições, que é melhor explicada no seu livro “A meta”. Apesar dessa teoria ser amplamente utilizada na indústria, ela pode ser aplicada a qualquer sistema, inclusive em vendas.

Vou trazer aqui para vocês, não só o que é essa teoria, mas como você pode utilizá-la e porque você deve utilizá-la dentro do seu processo para que você melhore suas vendas, tenha a melhor performance do seu time e alcance melhores resultados. 

O sucesso está na melhoria contínua

Implantar uma cultura de melhoria contínua é responsabilidade fundamental de um gestor de vendas, mas nem sempre é uma tarefa fácil,  por isso é essencial entender um pouco melhor de como a teoria das restrições pode te ajudar a resolver esse problema.

Importante ressaltar que esse processo é contínuo e que você precisa ficar preocupado em resolver e em identificar os gargalos a todo momento.

Teoria das restrições para ter os gargalos de gestão resolvidos

Basicamente para começar você precisa responder essas três perguntas fundamentais:

• O quê? Ou seja, qual é a restrição;
• Por que mudar? Ou seja,  quais efeitos ruins ela causa dentro do meu processo;
• Como mudar? Qual vai ser o plano de ação que eu vou traçar para juntamente com meu time buscar essa melhor performance;

É claro que as restrições e gargalos vão mudar de acordo com a sua empresa e de acordo com seu processo, mas para facilitar para você vamos abordar alguns macrotemas dentro do processo de vendas:

Exemplo de restrição #1:  Contratação

O primeiro tema é a contratação, as principais restrições e gargalos dentro de contratação são: baixo volume, onde há uma menor contratação do que deveria, ou baixa qualidade, no caso da contratação de pessoas com perfil diferente do que era necessário e com capacidade técnica inferior do que precisaria dentro do  time.

Porque que é preciso mudar isso? 

Quando há essas restrições,  elas resultam-se em um trabalho mal feito da equipe, ocorre a sobrecarga de quem está dentro do processo, além da desmotivação por parte de quem foi contratado, por não ter perfil com a empresa.

Surgem então pendências, tarefas atrasadas, um turnover alto, trabalho sendo mal realizado. Então, começa o desperdício de venda, queima de lead, mas então o que fazer e  como mudar?

Primeiramente é preciso estruturar um processo seletivo considerando sempre o onboarding e o ongoing que vão chegar na equipe, é preciso ter muito claro qual é o perfil de vendedor que é necessário dentro do time.

É fundamental criar uma matriz de skills do que é considerado necessário dentro do processo. 

Considerar a capacidade técnica daquelas pessoas que estão chegando e também o FIT cultural com a empresa, entender se é o lugar que elas se encaixam.

Importante também ter bem definido os valores para fornecer como incentivos para as pessoas que estão chegando, não só a remuneração mas ter um plano de comissão muito bem estruturado e outros benefícios para motivar equipe deixá-la engajadas após a contratação.

Por mais que tenha sido bem executado, é necessário entender que esse processo continua depois que a contratação termina.

Exemplo de restrição #2: Treinamento

Outro macrotema que vem logo em seguido à contratação, é o treinamento. As principais restrições e gargalos são: baixa, falta de, ou diferentes tipos de qualidade.

Por que isso são restrições e gargalos? 

Se não há treinamento, não há o preparo para a equipe para chegar e trabalhar, também se não há treinamento não estão sendo fornecidos subsídios necessários e essenciais para aquela pessoa começar a colocar em prática.

Sem treinamento não tem como exigir nenhum padrão de qualidade, criando também um clima de insegurança dentro do time, de que alguns podem saber mais do que outros, ou serem melhores.

Ocorre então a previsibilidade do processo, pois discursos, técnicas e  expectativas não foram devidamente alinhados. Assim, não tem como comparar um nivelamento de performance do time  porque isso não foi definido. 

Se não ocorre o treinamento, pouca técnica e pouco conhecimento é passado para aquela pessoa que acabou de chegar, e isso acarreta lá na frente em prejudicar a marca e em passar uma imagem ruim do serviço.

O que é preciso fazer para mudar isso? 

Ter um treinamento específico, principalmente quando a pessoa vai chegar no time, mas também é preciso de treinamentos contínuos ao longo do processo.

A curva de esquecimento tende a perder as informações que são assimiladas ao longo do tempo, então não adianta que a pessoa chegue no time e depois nunca mais  a performance daquela pessoa seja revisada.

Processo de treinamentos contínuos são fundamentais, mas não é só treinar técnica do seu vendedor, é preciso também que aumente o mindset dele, precisa treinar a motivação. 

Como esse processo é feito? 

Através de rotinas de 1:1 para entender o que o vendedor está passando, qual o propósito dele dentro da empresa, alinhar as expectativas, e garantir que ele se sinta mais motivado a trabalhar e a melhorar a performance.

Outra dica é treinar Roleplay dentro do seu time,  isso faz com que eles não só busquem aprendizado, busquem se aprimorar, mas que eles aprendam com os outros, e que observando o erro do outro nem precisam de cometer para saber aquilo não deveria ser feito.

Exemplo de restrição #3: Escala

Um ponto que precisa de  muita atenção também é a escala. Se a empresa não está crescendo, aí entra restrição de escala, significa que  ela não está acontecendo, há um grande problema não só dentro do processo de vendas, mas  para a empresa como um todo.

Se não tem escala o lucro não cresce, a concorrência aumenta, se não há um crescimento exponencial, outras empresas do mesmo ramo estão crescendo e  em algum momento vão te ultrapassar no mercado.

A longo prazo, pensando no pior cenário pode-se chegar na falência da empresa, e falando em danos internos têm os custos trabalhistas, têm os custos emocionais, têm a sobrecarga de quem vai ficar, a desmotivação das pessoas que não entendem mais qual é o futuro da empresa.

O que é preciso fazer para mudar? 

É necessário ter bem esclarecido as metas do time de vendas e da empresa como um todo, como é que os setores se relacionam, como os indicadores de um afetam os indicadores dos outros, como os indicadores  são definidos, como são medidos.

Não só o gestor deve ter a noção de como andam esses números mas a equipe tem que ter conhecimento em relação a isso. Sem um planejamento estratégico bem definido, sem o acompanhamento desses indicadores, a escala não vai acontecer.

Exemplo de restrição #4: Organização e tempo

Antes de pensar em escala, dando um passo atrás, é preciso preocupar dentro do processo com a organização e com o tempo, e nesse tema a restrição é clara, é a falta de organização com a falta de tempo.

O que isso acarreta no processo? 

Se não há tempo e nem organização, perde-se a eficiência, perde-se a produtividade, o custo de  oportunidade é alto porque a cada escolha de realização de tarefas de decisões há um tradeoff muito grande, pois não houve a priorização e o direcionamento de esforços.

Se não há tempo para acompanhar o time, não há tempo para medir o que precisa ser medido, se não há eficiência, não tem uma organização, e fica difícil administrar isso.

O primeiro passo é definir um processo, ou você desenha um do zero, ou você mapeia o que está sendo feito e identifica as melhores práticas  e réplica como um processo para todo o time.

Dependendo do tipo de processo é preciso criar formas de metrificar como que esse processo está funcionando porque uma vez definido, esse processo ele não é fixo ele precisa ser o tempo todo revisto e aprimorado  ao longo do tempo.

Além disso pode-se automatizar as tarefas dentro do processo para que melhore a organização do time, e aumente a produtividade, lembrando sempre que a automatização nunca pode vir com uma perda de personalização do processo.

Tratando principalmente de vendas consultivas, precisa ter muita atenção nesse ponto, investir em ferramentas que auxiliam no trabalho do vendedor e do gestor, aumentando a produtividade do vendedor e a visibilidade do gestor.

De modo geral, como um gestor, é preciso entender que tem que ter organização para conseguir ter o tempo de acompanhar o que o time está fazendo.

Importante ressaltar: Melhoria contínua

Esse é um processo contínuo, resolver determinadas restrições não anula o  fato de que a todo momento surgirão outras e que você realmente precisa direcionar esforço e tempo para checar essas restrições para entender e definir como elas devem mudar.

Teste o uso da ferramenta da teoria das restrições, coloque em prática junto do seu processo e junto com seu time, identifique quais são as restrições, o que elas causam, o que perdem com isso e qual o plano de ação vem em seguida. 

E é como fazemos em vendas mesmo quanto mais você explicar aquela restrição, quanto mais fundo você foi lá naquela árvore de problemas mais você vai conseguir tornar o seu processo mais eficiente.

Quanto mais você explorar aquela restrição e entender suas causas e os efeitos mais embasamento você vai ter para tomar suas decisões, mais lapidado você vai conseguir deixar o seu processo e melhorar a performance do seu time. 

Menos gargalos e menos restrições dentro do seu processo de vendas significam menos custos, menos riscos, mais produtividade, mais eficiência, mais resultado, mais meta batida.

Conclusão

Eu espero que com esse vídeo você consiga colocar a teoria das restrições em prática e eliminar os gargalos que estão aí dentro do seu processo. 

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Até a próxima!