Gestão de projetos e processos em vendas: como fazer?

Uma área que sempre sofreu o estigma de ser “desenhada” em torno do famoso feeling era o marketing e vendas. É comum vermos séries e filmes que alimentam ainda mais essa forma de pensamento.

É só olharmos para dois exemplos hollywoodianos: a série Mad Men e o filme O Lobo de Wall Street. Enquanto no primeiro o sucesso da companhia está baseado, em grande parte, no talento de seus publicitários, no segundo, a Stratton Oakmont depende totalmente do poder de venda de Jordan Belfort!

Logo, um aspirante a vendedor ou “marketeiro” acaba se desmotivando quando percebe que não possui aquele talento abissal para realizar as tarefas de sua área. Eu mesmo não tinha ambição de trabalhar na área comercial, já que supostamente não levava muito jeito para a coisa.

Até por isso, comecei a trabalhar na área de engenharia, especificamente com gestão de projetos. Lá, comecei a perceber que a execução sempre ocorria completamente diferente do que havia sido planejado.

Aquelas várias horas gastas na frente do software, desenhando uma rede gigante de atividades, em grande parte nada mais era do que uma formalidade. Mas por que tudo aquilo que era planejado não era executado de forma correta?

Na época não parei muito tempo para pensar no assunto. Com 18 anos, dificilmente a sua prioridade de vida é entender como projetos e processos devem ser executados de forma correta.

Mas acabou que a resposta para essa questão naturalmente veio até mim. A vida as vezes prega esse tipo de peça na gente, mas, no meu caso, os resultados acabaram sendo bons.

Gestão de projetos e processos

A primeira desilusão com o mundo empreendedor foi aos 19 anos. Decidi montar, com 3 colegas de classe, uma Startup. Nosso objetivo era criar um app que poderia ser utilizado em dispositivos mobile.

Nele, os clientes poderiam fazer o pedido diretamente na plataforma, sem necessariamente recorrer a um garçom. A ideia não era lá muito inovadora, mas aparentemente existia um mercado latente.

Mas, depois de validarmos algumas premissas com empresários do ramo de alimentação, começamos a ver como era difícil executar um projeto. Sem conhecimento de termos como MVP, Scrum e etc, nossa ideia era um natimorto.

Era questão de tempo até o projeto implodir e foi justamente o que aconteceu. Mas como sempre digo aqui no blog, até por experiência própria, o fracasso é uma escola.

gestão de projetos

Depois dessa experiência, decidi que antes de montar meu próprio negócio, deveria primeiro aprender a gerenciar projetos, processos e aprender principalmente a realizar um marketing de qualidade.

Percebeu que não citei vendas, né? Me achava tão ruim com isso que sempre tive na cabeça que deveria arrumar um sócio que soubesse vender (hoje isso parece até piada)! Mas continuando, decidi participar da consultoria júnior da faculdade que estudava na época.

Era uma boa oportunidade. Poderia aprender o básico de montagem de plano de negócios, ainda por cima com auxílio de professores e sem a grande carga de responsabilidade que um serviço consultivo acaba colocando sobre a gente.

Mas novamente, tive uma decepção. Vi que grande parte dos planos de negócios que eram montados, dificilmente eram executados de forma correta.

Nessa época, entretanto, decidi entender o porquê disso acontecer. Pesquisando bastante, descobri o conceito básico de MVP, Scrum e etc. Então, decidi não renovar meu contrato com a consultoria e comecei a trabalhar com o Vinícius na startup que ele tinha no SEED.

Ao mesmo tempo, ele estava trabalhando em uma startup famosa, implementando os processos de Outbound e Inbound Marketing. Diferente de todos os projetos que já tinha visto na minha vida, esse estava conseguindo grande sucesso!

Mas qual era a diferença desse para todos os outros que tinha vivenciado?

SCRUM em Marketing e Vendas

Diferente de todos os projetos que já tinha participado, os que estavam sendo implementados na startup em que o Vinícius trabalhava utilizavam os conceitos do SCRUM.

gestão de projetos

Todo o projeto foi dividido em pequenas entregas que eram facilmente mensuráveis. Durante cada etapa, eram implementados indicadores para medir o sucesso.

Logo, todos os novos processos de marketing e vendas passaram a ter indicadores próprios. Sim, áreas que antes andavam praticamente soltas na empresa, agora trabalhavam lado a lado.

Ao mesmo tempo que os processos eram implementados, o Vinícius na função de gestor, levantava diariamente com cada membro do time os resultados de cada dia, melhor e pior case, e além de tudo, quais pontos sugeridos do processo eram de difícil execução ou mesmo impossíveis de serem feitos.

Ai eu comecei a pensar bastante no porque disso ser feito. Quando descobri a resposta, fiquei abismado com a simplicidade que o SCRUM era conduzido. Não eram implementados processos extremamente complexos, a não ser que eles gerassem fortes resultados.

A lógica que tínhamos era realizar o trabalho da forma mais simples possível, ou como diz um de nossos clientes, seguindo a lógica KISS, que significa Keep It Simple Stupid. Ao invés de complicar e propor coisas que não seriam feitas, o planejamento ao invés de ser anual passou a ser semanal e só o que era possível de ser feito era implementado.

Com isso, conseguimos em menos de 3 meses colher fortes resultados e tudo isso com o time motivado.

Mas por que contar toda essa historinha ao invés de falar de gestão de projetos e processos? É para simplesmente mostrar como um processo pode ser implementando de forma não traumática e barata.

Enquanto antigamente mudar qualquer ponto da área comercial era extremamente traumático, conseguimos fazer isso de forma simples e sem muito stress.

Agora, para você nosso leitor, vou explicar em tópicos como o nosso trabalho aqui na Outbound Marketing funciona e você verá porque a sua consultoria não consegue gerar resultados e nós em, menos de 2 semanas, já entregamos retorno palpável para nossos clientes! Nossos projetos são conduzidos da seguinte forma:

  • Análise completa do processo de marketing e vendas do nosso cliente;
  • Priorização de demandas de acordo com seu grau de relevância;
  • Definição de cronograma semanal de implementação;
  • Acompanhamento ao lado do líder de cada área para saber a aceitação perante o time;
  • Implementação de daily meeting para pegar feedback com o time;
  • Ao final, acompanhamento dos indicadores do processo.

Parece bastante coisa, mas esses pontos são possíveis de serem executados em menos de 2 semanas e vou explicar como isso acontece!

Implementação de processo de marketing e vendas

O meio de consultoria em marketing e vendas é algo um tanto quanto bizarro. É possível ver empresas que vendem metodologias milagrosas, coaching e etc. Mas entregar um resultado palpável e que se mantenha no longo prazo, não costuma ser um trabalho comum.

Mas o nosso foco com nossos clientes, e a razão de não fecharmos contratos de longa duração, é basicamente mostrar que nossa intenção não é ser muleta. Queremos entregar um processo que pode ser facilmente replicado.

gestão de projetos

E além disso, sabemos que toda empresa possui uma realidade diferente. Todos os mercados aceitam, de formas variadas, discursos de vendas e abordagens comerciais. E isso, junto com a necessidade de entender como é a dinâmica interna de nossos clientes, nos incentivou a realizar antes de toda implementação, um diagnóstico.

Só para ilustrar como é necessário estudar bem um mercado antes de implementar um processo, temos o nosso próprio exemplo em uma startup de BH na qual trabalhávamos. No começo, tentamos implementar o Predictable Revenue exatamente igual ele era feito nos EUA.

É claro que não obtivemos sucesso e tivemos que adaptar todo o processo a realidade do nosso país. Essa foi a maior lição que tivemos para poder realizar também análise dos nossos clientes.

Em nossa análise, verificamos os seguintes pontos:

  • Produto ou serviço;
  • Mercado;
  • Processo de Marketing;
  • Processo de Vendas e Sucesso do Cliente;
  • Estrutura organizacional.

Bem estranho citar estrutura organizacional, certo?! Mas é bom deixar claro que para montar um processo comercial eficiente, é necessário primeiro verificar se o financeiro, operações e outras áreas vão suportar a entrada de muitos clientes.

Não adianta nada você ter o melhor processo comercial do mundo e não conseguir alinhar ele ao restante de sua empresa. Dessa forma, a chance de você ficar queimado no mercado, já que não consegue atender com eficácia os seus clientes, é grande.

E sabemos que, um cliente satisfeito não necessariamente é um promotor. Mas já aquele que está insatisfeito…

Depois de analisar todos esses pontos, montamos uma lista de priorização e fechamos o planejamento do mês. Nele, mostramos para nossos clientes os pontos que precisam ser mudados com urgência.

Em quase todos os casos, o maior ponto de atenção costuma ser a estrutura organizacional. Depois de sugerir algumas alterações, é que começamos de fato a implementar os processos de Outbound e Inbound Marketing.

Implementação de Inbound e Outbound

A maior carência de grande parte das empresas no mercado hoje estão ligadas a dificuldade de definir atividades que devem ser realizadas pelas áreas de marketing e vendas.

Logo, a primeira coisa que fazemos ao começar a implementação, é desenhar um funil de vendas que é funcional, com atividades bem definidas por etapa.

Paralelamente, realizamos um estudo da estrutura do blog de nosso cliente, analisando todas as entradas que ele possui, além de estrutura de categorias, capacidade de conversão do layout, dentre outros fatores.

Após tudo isso, desenhamos em conjunto com nossos clientes, um processo seletivo para trazer as peças que faltam ao time, quando necessário. Assim, enquanto desenhamos e implementamos o processo, também vamos capacitando os novos membros de cada equipe.

Ao longo dessa etapa, realizamos atividades que vão desde a definição de estratégia de keywords até contratação de ferramentas necessárias para o processo funcionar de forma correta.

Assim que implementamos todo o alicerce comercial, é que o processo começa a gerar seus primeiros resultados.

Primeiro, é comum após 1,5 semanas, o time de prospecção começar a gerar MQLs em grande volume para o time de SDRs. Depois de 1,5 semanas, e isso depende bastante do ciclo de vendas do cliente, esses MQLs convertem em SQLs, que dependendo do trâmite burocrático, convertem em novos clientes em menos de 3 meses.

Tudo isso é possível pois todas as áreas do processo comercial possuem atividades bem definidas. Enquanto os Prospectores e SDRs realizam o fluxo de cadência que foi implementado, o vendedor é treinado nas melhores técnicas de criação de urgência que existem no mercado.

Isso porque não chegamos a falar das metodologias, como SPIN Selling e GPCT que são implementadas no time comercial, aumentando assim a taxa de conversão média.

Ao final, conseguimos gerar retorno com o Outbound no curto prazo. Já o Inbound, entretanto, demora um pouco mais para gerar ROI.

Isso acontece devido ao tempo necessário para o SEO consolidar. Enquanto não existe um volume grande de conteúdo de qualidade sendo produzido, é difícil trazer muito tráfego orgânico para o site, até por isso, paralelamente, damos foco em uma estratégia agressiva de divulgação em redes sociais.

O tempo médio para um site que foi redesenhado para conversão, e um blog que está trabalhando com conteúdo de qualidade e totalmente desenhando pensando em SEO dar retorno, é em média de 3 meses. Em alguns casos é menor, quando a concorrência por palavras chaves é baixa e em outros, maior.

Mas como já dissemos no início do texto, cada caso é um caso. Ao mesmo tempo que vamos tocando essas atividades, implementamos no processo comercial a daily meeting.

Nela, como falamos também no início do texto, o time apresenta o resultado do dia, passando também o feedback em relação ao processo.

Dessa forma, conseguimos realizar todos os ajustes em tempo real, facilitando assim a implementação e experiência do time.

Ao final do processo, vamos acompanhando os indicadores micro e macro de cada área, para definir quais pontos podem ser melhorados e também replicar as melhores práticas de cada área.

gestão de projetos

Esse final do modelo é baseado na metodologia de corte de custos promovida por Jorge Paulo Lemann. Ele simplesmente não sai demitindo, nem nada do tipo. Primeiro, é verificado quais são as áreas mais eficientes da empresa e então, as práticas dela são replicadas para o todo.

Dessa forma, conseguimos trazer resultado de forma rápida para todo o processo. Viu como não é tão complicado assim quanto parece?

Gestão de processos e projetos, quando é feito de forma eficiente, ao lado do time e com transparência, consegue apresentar resultados no curto prazo. Então, abandone seu planejamento anual.

Defina um objetivo e quebre ele em metas semanais. Fica mais fácil de corrigir, gerar resultados e gerar retorno para sua empresa.

Vai insistir em um modelo fadado ao fracasso

Sempre falamos que o mundo da consultoria é um tanto quanto sujo. Muitos consultores querem permanecer bastante tempo dentro de seus clientes, para explorar ao máximo seu caixa, vendendo serviços que não gera retorno efetivo.

Mas, sempre que você ver uma empresa que vende serviços consultivos de curta duração e baseado em metodologias de gestão ágeis, pode saber que para o resultado surgir, é apenas questão de tempo.
E você, quer saber um pouco mais de perto como o nosso serviço funciona? É só entrar em contato com nosso time de consultoria. Estamos a disposição para ajudar sua empresa a sobreviver a crise.