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Gestão

A Gestão dos Processos ao longo do tempo e como aplicar essa evolução em vendas

É de extrema importância para o desempenho do seu negócio que a sua organização seja interpretada pela gestão por processos.

E, mais importante ainda, é saber a história e a evolução da gestão de processos organizacionais ao longo do tempo.

Qualquer que seja a época pesquisada, as pessoas tentavam ao máximo alavancar sua produtividade, desde as sociedades pré-industriais até os dias de hoje.

Você já parou para pensar em como as sociedades mais antigas organizavam seus processos?

Era pré-industrial

Nessa época, o trabalho era predominantemente artesanal, realizado em pequenas escalas e por poucas pessoas, os artesões.

Eles não tinham conhecimento técnico, mas sim o conhecimento tácito.

O que é o conhecimento tácito? É o conhecimento adquirido ao longo de experiências e vivências individuais, muito relacionado às habilidades daquela pessoa específica.

Como o próprio conceito de organização industrial era pouco desenvolvido, evidentemente existia uma falta de controle sobre os processos de trabalho.

Problemas recorrentes começavam a revelar a necessidade de um controle gerencial dos processos produtivos.

Taylorismo e Fordismo

Esses dois sistemas de produção surgiram no século XX, visando a maximização da produção e do lucro.

Frederick Taylor foi um engenheiro mecânico que defendia a ideia de que um empregado não precisa saber todo o processo de produção de uma empresa, mas sim, apenas o que fazer em sua função.

Foi daí que surgiu seu método de produção, o taylorismo, em que ele aprimorou a divisão do trabalho com foco em padrão como essência da qualidade e da produtividade.

Isso lembra um pouco a ideia do Aaron Ross no Predictable Revenue. Ele também defendeu a ideia da divisão de tarefas em vendas, criando um especilista para cada etapa do processo de outbound.

Já o sistema de produção fordista, desenvolvido por Henry Ford, tinha como principal característica a introdução das linhas de montagem.

Nele, cada empregado realiza uma tarefa específica em seu local fixo, enquanto o produto fabricado fica em uma esteira se deslocando pelo interior da fábrica.

Toyotismo

O toyotismo foi criado no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, espalhando-se em 1960, como um sistema que buscava melhoria contínua do processo de produção.

Inclusive, melhoria contínua é outro conceito que pode ser aplicado em vendas, que é quando o vendedor utiliza esses métodos para se aperfeiçoar cada dia mais.

Na época ele ficou conhecido como gestão da qualidade total.

Algumas características desse processo de produção são:

  • Utilização de técnicas estatísticas para mensuração da qualidade dos processos;
  • Qualidade como responsabilidade de todos;
  • Mão de obra qualificada;
  • Foco na redução das perdas nos processos;
  • Produção sem erros.

Reengenharia

As táticas da reengenharia têm como ênfase repensar o processo de maneira radical, com preocupação na forma como os processos estão relacionados à estratégias, estrutura e sistemas de informação.

A reengenharia interroga todos os processos de produção, o que acaba por redefiní-la. Por isso, ela era criticada e contava com a resistência daquelas pessoas que já estavam acostumadas com a rotina.

Gestão de Processos de Negócio

Aqui surge o conceito de BPMS (Business Process Management System): conjunto de sistemas que automatiza a gestão de processos de negócios (modelagem, execução, controle e monitoramento).

Nessa gestão os processos são todos alinhados à estratégia da empresa, com foco nas prioridades para os clientes e, consequentemente, no que é visto por eles como valor agregado.

Aqui podemos notar com mais clareza como foi importante passar por todas essas fases de processos organizacionais ao longo do tempo para que, hoje, tenhamos o melhor e mais avançado dos processos.

Também é legal ressaltar que todas essas gestões são um processo de melhoria contínua que não surgiram ao acaso.

Agora que você já conhece essa linha do tempo quando falamos sobre processos de produção, você saberia diferenciar o que é gestão de processos e o que é gestão por processos?

Gestão de Processos vs. Gestão por Processos

Processo é um conjunto de atividades realizadas por pessoas e / ou máquinas que utilizam recursos, sejam informações, equipamentos ou conhecimentos, que transformarão os insumos em produtos ou serviços.

Todas as atividades produtivas podem ser notadas como um processo de transformação, segundo o modelo:

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  • No input a empresa reconhece uma necessidade do consumidor;
  • O processo é o meio pelo qual são criados os produtos;
  • O output é a maneira pela qual os consumidores desses produtos reagem a eles.

A gestão de processos mapeia, monitora e mantém sob controle e em funcionamento todos os processos conforme o planejado.

Já a gestão por processos procura ver a organização de forma mais ampla, com as áreas e os processos se inter-relacionando. A gestão, por sua vez, monitora tudo isso e garante a satisfação do cliente.

Esse tipo de gestão possui um enfoque administrativo executado por uma organização que procura a otimização e o aperfeiçoamento da cadeia dos seus processos.

O objetivo principal é a mínima utilização de recursos e o máximo acerto.

Os processos ainda podem ser divididos em três tipos: processos finalísticos, gerenciais e de suporte. Mas o que significa cada um deles?

Processos finalísticos

São processos direcionados para o suprimento das necessidades dos clientes. A venda, por exemplo, é um tipo de processo finalístico, já que tem relação direta com o cliente.

Processos gerenciais

São ligados a promoção da estruturação, avaliação e melhoria do funcionamento da organização dos processos, hoje e no futuro.

Em uma empresa, a atividade de um responsável pela coordenação das atividades é um exemplo de processo gerencial.

Processos de suporte

Esses são os que oferecem apoio ou são fornecedores de recursos aos outros processos da organização. Por se tratarem de processos internos, não entregam valor diretamente para o cliente.

Os tipos de processos em vendas

Já falamos de diferentes tipos de processos, que tal focar, em especial, no processo de vendas da sua empresa?

No final das contas, quais as vantagens de uma gestão de processos bem estruturada nessa área?

  1. Você organiza internamente seu time comercial;
  2. Com algumas etapas padronizadas, fica mais fácil reduzir o desperdício de tempo e as falhas;
  3. A gestão de processos impacta diretamente na produtividade da sua equipe;
  4. Você tem um baixo índice de retrabalho;
  5. Fica mais fácil capacitar novos vendedores;
  6. Você aumenta a qualidade das suas vendas.

Acredito que você queira ter todas essas vantagens citadas acima, não é? Então, vou dar umas dicas sobre como melhorar seu processo de vendas.

Dica #1: Descomplique

Geralmente os profissionais que trabalham na área de vendas são muito bons em simplificar. Vale lembrar que para padronizar, não é necessário burocratizar tudo.

Essa questão da burocracia nos leva a outra dica…

Dica #2: Não engesse totalmente seus processos

Temos sempre que ter em mente que a área comercial vive algumas situações de puro improviso e, por isso, padronizar demais pode ser ruim.

A ideia é dar uma direção para a área, visando otimizar tempo e recursos.

Dica #3: Tenha visibilidade do seu processo

Com uma proposta mais padronizada do seu processo de vendas, é possível ter uma maior visibilidade e previsibilidade.

Com isso, você facilita a sua percepção sobre o que está indo bem e o que ainda pode melhorar para otimizar ao máximo os seus resultados.

Dica #4: Metrifique suas tarefas

Metrificando as suas atividades você consegue controlar os resultados do seu time e de cada um dos vendedores, associando indicadores que ajudam a entender suas falhas.

As métricas ainda permitem que os gestores saibam melhor em que áreas investir, como treinamentos e capacitações, o que aumenta suas chances de melhorar a produtividade dos seus processos.

Dica #5: Dê feedbacks constantes

Com os resultados metrificados em mãos, você pode realizar feedbacks muito mais pontuais para cada membro do seu time, e ainda consegue melhorar o desempenho geral da equipe.

Gestão Estratégica e Gestão por Resultado

Afinal, o que é estratégia?

A palavra vem do grego antigo, que significa plano ou método usado para alcançar um objetivo específico.

E a gestão estratégica nada mais é do que um aglomerado de métodos e objetivos definidos pelos gestores de uma empresa.

Além de definir quais são os objetivos, eles também são responsáveis por determinar como alcançá-los.

Cuidado para não confundir gestão estratégica com planejamento estratégico.

  • O planejamento se refere à formulação de objetivos;
  • A gestão é referente a gerir toda a organização.

E o que é resultado?

O resultado é a consequência, o efeito de uma ação que foi realizada.

E a gestão por resultado? Ela é um modelo de gestão em que o fator resultado se converte na referência chave da gestão.

Depois de tanto falar sobre gestão, é justo falar sobre uma ferramenta que auxilia nisso tudo, não acha? Afinal, confesso que até eu estou me enrolando com todas essas variações do processo de gestão.

O BSC (Balanced Scorecard) é uma ferramenta que oferece orientação rápida e abrangente para direcionar os esforços de melhoras pontuais para processos críticos.

O BSC considera várias perspectivas para avaliar o desempenho de forma eficaz.

Quais são os focos do BSC?

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Aprendizado e Crescimento

Essa área compreende os objetivos relacionados ao crescimento e capacitação dos colaboladores da empresa, assim como treinamentos e cursos.

É uma perspectiva que está diretamente ligada aos processos internos da organização.

Processos Internos

Nesse foco podemos afirmar que funcionários treinados, capacitados e motivados melhoram seus processos no dia a dia de seu trabalho.

É importante focar na qualidade, na produtividade e, constantemente,  na reparação de danos e excelência de procedimentos.

Clientes

Esse pilar tem seu foco na forma como as empresas impactam seus clientes e o ambiente em que elas estão inseridas.

Pense nos aspectos que atrairão seu público, características do seu produto ou serviço e a relação com o cliente em si.

Financeiro

Aqui temos o planejamento das metas e objetivos da empresa, todos ligados ao setor financeiro do seu negócio.

Devemos sempre lembrar que todas as outras citadas acima estão interligadas e que entendendo bem cada uma delas, fica muito mais fácil alcançar o sucesso financeiro desejado.

Conclusão

Agora você já sabe como surgiu a gestão de processos e seu desenvolvimento ao longo do tempo, além de saber diferenciar todos os tipos de gestão.

Acredito que também consegui passar alguns insights sobre como realizar uma gestão estratégica eficiente e até uma metodologia que auxilia nesse gerenciamento.

A partir de agora, basta ter atenção na realização de suas tarefas que você estará pronto para colocar seu planejamento em prática.

Caso ainda tenha alguma dúvida sobre qualquer um dos pontos abordados, não hesite em entrar em contato com nossos parceiros da Ibmex.

Eles estão prontos para auxiliar gestores a conduzirem seu negócio pelo caminho do sucesso!


Virgínia Chaves Salim Nogueira | Gerente de Marketing da Ibmex

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