Gestão interna e externa de equipes: como fazer no mundo digital?

Vivemos um momento de grandes transformações nas rotinas de trabalho.

O surgimento de novas tecnologias e a exigência cada vez maior do consumidor promovem uma necessidade de adaptação de todo mercado.

Agilidade e eficiência se tornam fatores fundamentais para qualquer empresa. Mas para produzir mais em um menor período de tempo, o gestor precisa ter pleno controle de sua equipe.

Afinal, só assim ele entenderá realmente como funcionam os processos de sua empresa, onde estão os principais gargalos e como otimizá-los.

Porém, fazer essa gestão minuciosa da equipe não é uma tarefa fácil, afinal:

• Como ter controle sobre tudo que acontece na empresa?
• Como saber o tempo levado por cada funcionário em cada tarefa?
• Como organizar um imenso fluxo de informações e ter dados para identificar os problemas da empresa?

Felizmente, a modernidade também trouxe a resposta para todas essas perguntas: através da tecnologia a gestão de pessoas se torna muito mais fácil!

Gestão Interna

Não é porque o time está dentro do ambiente de trabalho que a gestão é mais fácil.

Seja um time de vendas ou uma equipe no chão de fábrica, inúmeros fatores precisam ser monitorados e mensurados, mas já existem soluções e aplicativos que podem auxiliar nessa missão.

Gestão de tarefas

Plataformas de gestão de tarefas ajudam a monitorar as atividades realizadas pela equipe.

Hoje, existem desde soluções gratuitas até outras mais robustas, capazes de calcular até as horas alocadas por cada colaborador em cada tarefa.

No caso de equipes inside sales, por exemplo, esses softwares podem ter grande utilidade, já que organizam melhor os processos e integram documentos, planilhas e propostas em um só local.

Tudo isso torna toda a operação mais ágil e mais propensa para extrair insights de qualidade.

Existem também os softwares ERP e BPM, que são focados muito mais na gestão de processos e na integração entre os diferentes setores de uma empresa.

Quem está por trás dos processos, contudo, são pessoas. Ou seja, de certa forma, esses programas também ajudam a entender como está o trabalho da equipe.

Geolocalização Indoor

Se você tem um ambiente de trabalho com grande movimentação de funcionários, uma plataforma de geolocalização indoor é essencial para multiplicar a produtividade da sua equipe.

Essas soluções funcionam assim: cada funcionário ganha uma tag emissora de bluetooth em formato de crachá.

Sensores espalhados pela planta do local recebem os sinais emitidos por essas tags e, por meio de algoritmos complexos, conseguem definir a localização de cada membro da equipe.

Mas quais são os benefícios de tudo isso? O gestor passa a ter dados reais da movimentação de seus colaboradores ao longo do dia.

Assim, ele consegue entender onde estão os principais gargalos produtivos, quais são as etapas do processo que mais exigem dos trabalhadores, como é a rota percorrida ao longo do dia, etc.

Com esses dados, ele pode realocar sua equipe, dar treinamentos nas funções que estão exigindo mais, otimizar as rotas e localizar rapidamente um funcionário no caso de alguma urgência, por exemplo.

Gestão Externa

Quando você precisa fazer uma gestão remota pois sua equipe não está no mesmo ambiente que você, os desafios são ainda maiores.

Sem o auxílio da tecnologia, o gestor fica completamente sem informações e depende exclusivamente dos apontamentos dos próprios colaboradores.

Porém, já existem aplicações que conseguem dar um nível de controle maior para quem lidera uma equipe externa:

Monitoramento de frotas

Para quem comanda operações logísticas, a entrega dos produtos é certamente uma das missões mais complicadas.

Faltam informações para o gestor entender onde está cada um dos seus motoristas e quais foram as rotas percorridas.

Hoje, porém, já existem soluções poderosas, que, além de identificar a posição de cada caminhão, também acompanham o número de horas percorridas pelo motorista.

Esse dados ajudam a entender se eles estão cumprindo as pausas previstas na legislação, por exemplo.

Existem também aplicativos que ajudam os próprios motoristas com suas rotas.

Afinal, muitas vezes o colaborador tem dezenas de entregas para cumprir no dia, mas não consegue organizar cada uma delas de forma que otimize o tempo.

Usando inteligência artificial e dados fornecidos pelo Google Maps ou pelo Waze, por exemplo, alguns sistemas conseguem indicar qual é a melhor sequência de entregas para ele realizar no dia.

Gestão de equipes de campo

Quem tem equipes de força de venda trabalhando em campo costuma ter algumas questões difíceis de responder:

• Onde está a minha equipe?
• Quais são as áreas que estamos cobrindo?
• Em quais regiões vale a pena investir mais tempo?

Com o auxílio da tecnologia, é possível responder essas perguntas.

Alguns aplicativos usam o GPS para fazer o monitoramento da equipe e conseguem levantar dados que vão gerar insights preciosos aos gestores.

Por exemplo, o líder de vendas passa a saber quanto tempo sua equipe gasta no trânsito, em visitas e no escritório.

Analisando esses dados, ele consegue equilibrar melhor essa dinâmica e otimizar o tempo do funcionário.

Algumas dessas soluções já estão integradas com um sistema de CRM, o que permite ter todas as informações de vendas, negociações e localização em um só aplicativo.

Conclusão: o futuro está nos dados

Não importa se estamos falando de um time de vendas ou de uma equipe de manutenção: gerenciar recursos humanos exige inúmeras habilidades e precisamos estar capacitados a isso.

Nesse cenário, a tecnologia está promovendo uma grande revolução e transformando a rotina dos gestores.

De forma geral, o grande trunfo da tecnologia não é deixar a gestão mais prática ou mais fácil, mas sim, promover uma geração de dados que será usada para auxiliar diretamente na tomada de decisões.

Se você analisar friamente, todos os exemplos de soluções citados neste texto fornecem dados para os gestores.

Desde o número de horas trabalhadas em uma atividade até o histórico de movimentação de um funcionário, cada informação gerada tem alto valor para a otimização do negócio.

O grande desafio agora é que os gestores consigam analisar esses dados e tomar decisões a partir do que eles indicam.

Ou seja, que os dados realmente virem insights preciosos para que o negócio tenha crescimento. Afinal, toda tecnologia também precisa provar o seu ROI!

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Por Renan Fantinato, responsável pelo marketing da Novidá.