5 passos para integrar setores da sua empresa e evitar surpresas no caixa

Na rotina de qualquer empresa podem surgir gargalos. De PME’s (Pequenas e Médias Empresas) até gigantes como a Google, ninguém está à salvo dos furos – pelo menos não sem seguir algumas diretrizes.

Entre os setores operacionais e financeiro é muito comum perceber gargalos nos processos. Por exemplo, o setor comercial vende várias contas pensando na comissão, mas o financeiro não está preparado para arcar com os bônus e outras variáveis.

Para evitar esse tipo de problema, existem algumas coisas que você pode fazer.

Em primeiro lugar, é preciso que sua empresa tenha um gestor de projetos responsável por planejar e alinhar os objetivos e metas da empresa.

Esse gestor também devera elaborar um fluxo de informação que funcione, implementar um organograma com os responsáveis por cada situação, analisar os impactos e projeções de cada setor sob o outro e, por último, mas um dos mais importantes, automatizar os processos e fluxo de informações da empresa.

Informação demais? O caminho não está claro? Sem problemas!

A partir deste contexto, vou te explicar cada uma das etapas citadas acima e como elas devem ser desenvolvidas. Continue comigo para aprender os cinco passos para integrar setores operacionais e financeiro.

1º Passo – Planejamento e Alinhamento

É comum o financeiro questionar os motivos dos demais departamentos operacionais “gastarem demais”. Mas isso só ocorre porque esses departamentos estão desalinhados acerca de seus objetivos e metas, e não sabem  ao certo quais recursos serão necessários para alcançá-los.

Para que não isso não aconteça, é preciso que o gerente de projetos defina, planeje, alinhe e coordene as necessidades de cada departamento. Lembrando sempre que os setores não devem estar focados em apenas cumprir as metas e objetivos de seus próprios departamentos, mas da empresa como um todo.

Dependendo do contexto, por exemplo, é benéfico um setor não alcançar a meta do mês em prol da meta da empresa como um todo, mesmo que para isso seu caixa do fim do mês fique negativo.

Para que essa situação seja viável, é preciso que seus setores estejam alinhados e com as informações certas, que existam prioridades de objetivos e metas e que haja um programa de projeção eficiente – o qual comentaremos ainda nesse artigo.

Porém, um gestor de projetos deve ter todas as condições para projetar essa situação e tentar preveni-la ao máximo!

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2º Passo – Comunicação

Quanto maior a empresa, mais complexa a comunicação entre os setores. Essa complexidade pode atrair prejuízos para a empresa quando os gargalos são significativos.

Por isso, você precisa cuidar para que a comunicação informal não seja a única a percorrer os corredores da empresa e para que cada funcionário trabalhe a comunicação de uma forma padronizada.

Defina como deve se desenrolar a comunicação entre os departamentos de sua empresa, documentando como um determinado setor deve comunicar algo a outro.

Por exemplo, se a sua empresa possui um setor de compras que necessita da autorização do setor financeiro para realizar o seu trabalho, tenha um procedimento claro sobre como deve ser realizada a solicitação do pagamento. A comunicação deve ser feita por email, para documentar o histórico? Por telefone, para agilizar a solução dos problemas?

3º Passo – Organograma

Com um gestor de projetos coordenando a equipe e a comunicação entre os setores alinhada, é preciso prestar atenção nos responsáveis por cada fluxo. Por exemplo, se desenrola um problema no site da empresa, não é qualquer profissional que possui know how para conduzir uma solução, concorda?

Por isso, é preciso que as responsabilidades estejam alinhadas e que um organograma esteja implementado. E, claro, que todo esse organograma esteja documentado para que qualquer funcionário tenha acesso. Afinal, não adianta elaborar gigantes procedimentos e organogramas se eles não se aplicam e não saem do papel.

Na rotina de sua empresa, os profissionais devem saber a quem procurar para solucionar cada tipo de problema e para repassar as informações.

4º Passo – Impacto e Projeções

A falta de comunicação entre o setor produtivo e o financeiro pode gerar um grande impacto nas finanças da empresa.

Para evitar um passivo gigantesco decorrente da compra de ferramentas para atrair clientes, por exemplo, você deve realizar uma projeção trimestral ou semestral do orçamento.

Essa projeção ajudará o financeiro a se planejar e projetar as despesas, evitando assim, o descontrole das contas da empresa.

A regra é simples, um planejamento bem feito pode reduzir ou até mesmo evitar um rombo nas contas da empresa.

5º Passo – Automação

Anteriormente, citamos que os departamentos devem estar alinhados e que a comunicação deve ser feita de forma eficiente. A questão é que, na prática, é muito difícil centralizar e controlar o fluxo de informações.

A solução para isso? Automatizar o seu processo!

Implemente um fluxo de informação automatizado através de um sistema. Dessa forma, todos os departamentos estarão alinhados, seguindo para o mesmo rumo e você terá controle geral sobre tudo o que está se desenrolando na sua empresa.

E lembre-se, a transparência é a base!

Em resumo, o sucesso da integração dos departamentos operacionais com o financeiro está baseado na comunicação entre os setores e seus responsáveis.

A circulação das informações entre os departamentos de forma transparente e clara é o que impulsionará o crescimento de sua empresa sem surpresas no meu do caminho.

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Esse conteúdo foi escrito pela Maria Eduarda Paschoal, Marketing Analyst do iClips, o melhor software de gestão para agências de comunicação do Brasil. Se você tem uma agência e quer saber mais sobre a ferramenta que pode facilitar seu dia-a-dia, clique aqui.

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