Melhoria contínua em vendas: as boas práticas de um top performer

Há dois tipos de vendedores no mundo: aqueles que estão constantemente buscando se aperfeiçoar e aqueles que se acomodam quando alcançam um bom resultado.

Qual desses você é?

Para quem se encaixa no primeiro perfil, é previsível a rotina de atividades: aprender novas técnicas, colocar em prática, analisar os resultados, melhorar os resultados, colocar em prática… e por aí vai!

Falando assim até parece um círculo vicioso, em que você não se contenta com os resultados alcançados e sempre busca formas para melhorar os próprios números.

A lógica desse processo é a mesma dos tradicionais modelos norte americano e japonês, respectivamente o PDCA e o Kaizen, que visam a melhoria contínua dos processos.

Aqui vamos aplicá-los em vendas.

A melhoria de qualidade é um processo contínuo e sempre pode ser aperfeiçoado. (Kaoru Ishikawa)

A melhoria contínua em vendas é a prática adotada pelos vendedores top performers que visam atingir, ininterruptamente, resultados cada vez melhores em seus próprios processos.

Sua aplicação envolve diversas metodologias e boas práticas organizacionais. Afinal, não basta apenas o vendedor buscar melhorias em seu processo, a empresa também precisa ter essa cultura.

Incentivar a equipe a ser cada vez melhor é a chave do sucesso de muitas empresas que, além de ter um time motivado, ainda saem à frente dos concorrentes de mercado.

Vou explicar melhor para vocês os principais processos de melhoria contínua e como aplicá-los em vendas. Vamos lá?

Kaizen aplicado em vendas

Kaizen é uma palavra de origem japonesa cujo significado é mudança para melhor.

Essa metodologia visa implementar o conceito de melhoria contínua em vários aspectos da vida, seja no lado pessoal ou profissional.

De forma generalizada, o Kaizen busca reduzir custos e aumentar a produtividade.

Então, falando de melhoria contínua em vendas, o vendedor precisa reduzir o CAC e garantir maior eficiência de suas ações.

O Kaizen valoriza o trabalho coletivo, que deve prevalecer sobre o individual, e entende que as pessoas podem melhorar continuamente no desenvolvimento de suas tarefas.

Por essa razão, as empresas que empregam essa metodologia se diferenciam no mercado, assim como seus vendedores.

Os princípios do Kaizen

O Kaizen possui alguns princípios básicos para sua aplicação dentro da empresa. Aqui vou destacar os principais, relacionados à melhoria contínua em vendas:

• Foco na redução de desperdícios;
• Envolvimento de todos os vendedores no processo de melhoria;
• Aplicação de uma gestão à vista com total transparência de procedimentos, processos e valores;
• Método orientado a processos;
• Priorização do indivíduo;
• Aprendizado na prática.

Para o sucesso do Kaizen, entende-se que o principal esforço de melhoria deve vir de uma mentalidade e de um estilo de trabalho diferentes por parte das pessoas.

Portanto, é necessário orientação pessoal para a qualidade e para os valores, como espírito de equipe e autodisciplina.

Como aplicar o Kaizen na prática?

Para aplicar o Kaizen em um processo de melhoria contínua em vendas é necessário uma mudança no modo de pensar, agir e se relacionar com a empresa.

O ideal é que você dedique pelo menos 50% do seu tempo à aplicação dos princípios básicos do Kaizen.

Como provavelmente há diversos pontos de melhoria necessários em seu processo e no processo da sua empresa como um todo, a palavra de ordem é o foco!

Se não houver priorização dos pontos mais importantes, ou emergenciais, a serem melhorados, você não consegue estabelecer um processo de melhoria gradual.

Ao transformar pequenas práticas em padrões, você cria a disciplina necessária para seguir pequenos hábitos que irão transformar a qualidade em resultados no trabalho.

Ideal também que você busque por treinamentos em vendas e faça adaptações no seu processo de forma contínua, buscando sempre resultados melhores.

Como a melhoria contínua em vendas está associada ao espírito da equipe, é importante envolver todas as pessoas da organização no aperfeiçoamento dos processos.

Para trabalhar em grupo você pode estabelecer um momento coletivo para avaliar todos os problemas que devem ser resolvidos e como eles devem ser priorizados.

A partir disso, são construídos os planos de ação para controlar os processos e garantir que os problemas serão corrigidos de forma contínua.

Para auxiliar na execução dos planos de ação criados, você poderá utilizar o Ciclo PDCA e o 5W2H, que tornarão os processos mais ágeis e claros durante a execução.

Importante reforçar que o Kaizen é voltado para pessoas! Por isso, estimular os indivíduos a demonstrar mais empenho em realizar as tarefas é essencial.

O ideal é que seja feito de forma dinâmica e funcional para que sirva como forma de avaliação de desempenho.

Lembrando que o Kaizen não é um indicador de desempenho, mas um recurso que aponta como devem ocorrer ações de melhoria na empresa como um todo ou individualmente.

O Ciclo PDCA em vendas

O Ciclo PDCA é um método de gestão baseado em quatro passos para controlar e melhorar continuamente os processos e produtos:

• Plan: Planejar;
• Do: Fazer;
• Check: Checar;
• Action: Agir.

O vendedor que deseja aplicar métodos de melhoria contínua em vendas para seus processos precisa de foco e disciplina.

O Ciclo PDCA será um ótimo instrumento para fazer isso acontecer.

Planejar

Primeiro é necessário que o vendedor faça uma reavaliação de cada processo utilizado em seu dia a dia e consiga, sobretudo:

• Identificar os principais problemas, entender porque são problemas e como contorná-los;
• Estabelecer metas, ter claro onde quer chegar e o porquê;
• Analisar os processos atuais e estudar novas possibilidades;
• Definir o plano de ação ideal para a execução do planejamento proposto.

Fazer

Consiste em executar o plano de ação criado.

Neste ponto é importante que o vendedor tenha foco e disciplina para executar o planejado na etapa inicial.

É provável que alguns treinamentos sejam necessários nessa etapa. Por isso, o vendedor deve se organizar para conseguir cumprir todas as metas estabelecidas na etapa anterior.

Além disso, durante a execução das atividades, é necessário coletar dados que irão dar suporte ao processo e complementar a etapa posterior.

Checar

O vendedor precisa ter estabelecido todos os indicadores que deverão ser controlados ao longo do processo e as ferramentas necessárias para as análises.

A partir disso ele será capaz de verificar se cada processo cumpre aquilo que foi proposto no planejamento, além de visualizar erros e falhas.

Agir

A partir da etapa anterior de checagem serão observadas os gaps no processo e se os objetivos foram atingidos.

No caso de encontrar falhas e pontos de melhoria, é necessário aplicar todo o Ciclo PDCA novamente para estabelecer um novo plano de ação para os processos em demanda.

Como falado, processos de melhoria contínua em vendas são cíclicos, logo, exigem continuidade.

Você deve estar, continuamente, estudando pontos de melhoria e começando um novo plano de ação sempre que entender que é possível melhorar o resultado anterior.

5W2H aplicado em processos de vendas

É bastante comum que nesse processo de buscar melhorias contínuas surjam muitas ideias sobre o que fazer e como fazer, mas também apareçam muitas dúvidas.

Aplicar novos métodos traz alguns desafios, impasses e até mesmo incertezas sobre os resultados que poderão surgir.

Por isso, utilizar o 5W2H como ferramenta de gestão de projetos ajuda a eliminar dúvidas e aumentar a eficiência do planejamento.

Mas o que é 5W2H?

Trata-se basicamente de um checklist de perguntas e atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza e eficiência pelos envolvidos.

São sete diretrizes que eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. São elas:

• What: qual ação deve ser realizada;
• Who: quem é o responsável pela realização da ação;
• When: prazo para realização da ação;
• Where: local para realização da ação;
• Why: propósito da realização da ação;
• How: como a ação será realizada;
• How much: custo da ação para a empresa.

Ou seja, essa é uma metodologia capaz de fornecer um mapa de atividades que vai ajudar a seguir o planejamento e tornar a execução muito mais clara e efetiva.

Além disso, a ferramenta é capaz de trazer uma grande economia de tempo e recursos, afinal de contas, as dúvidas darão lugar à produtividade.

Scrum em vendas

O Scrum é uma metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos diversos que pode (e deve) ser utilizado para auxiliar nos processos de melhoria contínua em vendas.

Já falamos aqui no blog sobre como utilizar o Scrum em vendas e em marketing.

O vendedor precisa validar, de acordo com seu planejamento, qual é a melhor maneira de gerir o planejamento estruturado.

Além de permitir ao vendedor controlar de forma eficaz o plano de ação, ainda potencializa os resultados e ajuda no cumprimento de prazos.

Cada sprint deve ser adequado aos processos ou planos criados, com duração podendo variar de uma a quatro semanas.

O ideal é que o processo controlado pelo Scrum esteja visível para o time, com a separação das atividades por status:

• Backlog: atividades selecionadas para aquele sprint;
• To do: atividades a fazer;
• In progress: atividades iniciadas;
• Testing: atividades que precisam ser validadas;
• Done: tarefas concluídas.

Poka-Yoke em vendas

O Poka-Yoke é uma técnica de gestão da qualidade baseada em soluções simples, que evitam falhas em processos e reduzem custos.

O nome é de origem japonesa é quer dizer à prova de erros. Trata-se de um sistema de inspeção desenvolvido para prevenir riscos e corrigir erros.

A técnica ficou mundialmente consagrada em gestão de processos industriais, mas a lógica da ferramenta se ampliou e pode ser aplicada em qualquer situação que envolva riscos de falhas, como os processos de vendas.

A ideia da técnica é entender se há imperfeições em alguma etapa do processo e tomar as medidas necessárias para resolvê-las antecipadamente.

Como usar o Poka-Yoke no processo de vendas?

De acordo com estudos, são seis os passos essenciais que o vendedor deve seguir para aplicar o Poka-Yoke em suas atividades:

Atividade #1: Conhecer a falha a ser corrigida

É fundamental que o vendedor tenha a capacidade de reconhecer as falhas em seu processo de vendas.

Se achar que a sua falha está nas ligações, por exemplo, ele pode começar a registrar suas calls para ouvi-las depois.

Atividade #2: Compreender as causas

Para corrigir as falhas é fundamental entender o que gerou os problemas. Algumas das causas possíveis são:

• Falta de processo;
• Erro na execução do processo;
• Utilização da técnica errada no contexto da venda;
• Ausência ou excesso de técnicas de vendas;
• Falta de preparação para a reunião;
• Falta de concentração;
• Ferramentas inadequadas para aplicar o processo;
• Situação inesperada / surpresa.

Atividade #3: Cogitar soluções

Se perguntar como a falha pode ser prevenida e descobrir como ela pode ser detectada o quanto antes.

Atividade #4: Verificar a eficácia da solução

A solução mais eficaz deve eliminar a falha sem grandes impactos na gestão de custos, deve fazer parte do processo e deve impedir que o problema passe para a etapa seguinte.

Atividade #5: Implementar a solução

A execução deve seguir o modelo de gestão que melhor se encaixa ao planejamento proposto.

Atividade #6: Registro do processo

Todas as atividades devem ser registradas com o máximo de detalhes, como forma de facilitar o desenvolvimento de novas soluções no futuro.

O processo de melhoria contínua em vendas

Bom, como vimos, para aplicar o processo de melhoria contínua em vendas você pode utilizar diferentes técnicas, métodos e ferramentas. O importante é:

• Primeiro, ter foco: é provável que você encontre várias atividades que podem ser melhoradas em seus processos, mas sem foco você não resolve nenhuma delas.
• Segundo, mensurar: é preciso entender o que você procura melhorar e definir o que é a qualidade ou o nível esperado porque, sem isso, não tem como estabelecer indicadores.

Dessa forma, você se torna capaz de medir os próprios resultados e usá-los a seu favor.

Taiichi Ohno dizia que:

Não há melhoria se não há padrão.

Pensando em como isso se aplica em vendas, é fácil perceber que se não há um padrão para se basear, fica impossível aperfeiçoar os processos.

Além disso, os indicadores facilitam a identificação dos elementos a serem melhorados e auxiliam no controle do processo, tendo em vista a dificuldade em controlar processos sem padrões estabelecidos.

Se você ainda não acredita que padronizar o seu processo de vendas faz sentido, vou te dar um exemplo:

Imagine que um dia você realiza uma venda de determinada forma.

No dia seguinte você faz pequenas alterações no processo na tentativa de obter um resultado melhor. E consegue.

Ao tentar realizar uma nova abordagem, você acaba piorando os resultados.

Sem ter um padrão estabelecido e sem ter os registros do modelo, você dificilmente saberá o que mudou de um modelo para o outro, o que deu certo e o que deu errado.

Como melhorar se você nem sabe o que precisa ser melhorado e o que precisa ser replicado?

E quais os benefícios da melhoria contínua em vendas?

Essa é fácil responder. Se estou falando em melhorar os processos de vendas da sua empresa e dos seus vendedores, individualmente, os benefícios são muitos.

• Melhoria expressiva na qualidade do atendimento, tanto em tempo quanto em técnicas e abordagem;
• Aumento das taxas de conversão ao longo de todo o funil de vendas, com consequente aumento no volume de vendas;
• Redução de desperdícios, tanto no CAC, quanto em relação ao tempo perdido do vendedor em atividades inúteis;
• Aumento de produtividade do vendedor e da equipe, porque todo o processo será otimizado e cada vendedor estará motivado com os resultados;
• Melhor capacitação e participação dos vendedores, tendo em vista que programas de treinamento mais eficazes serão implementados;
• Replicação dos métodos de trabalho daqueles que geram os melhores resultados em menos tempo;
• Aumento da vantagem competitiva da empresa, que estará sempre à frente dos concorrentes.

Concluindo

É essencial que, tanto a empresa quanto o vendedor, tenham em mente a importância de aplicar métodos de melhoria contínua em vendas que irão beneficiar todos os envolvidos.

Para as empresas, como já mencionado, além de ocorrer um aumento no volume de vendas, ainda poderão contar com uma equipe motivada e sedenta por melhores resultados.

Os vendedores, além de garantirem mais destaque no mercado e uma comissão maior ao fim do mês, ainda trabalharão mais motivados por verem os resultados aparecerem.

Por isso, é importante que ocorram incentivos à melhoria contínua em vendas, que podem surgir a partir da geração de ideias para o aperfeiçoamento contínuo de processos.

É preciso iniciar uma cultura de reconhecimento de que é sempre possível alcançar resultados melhores, motivando a equipe a buscar tais resultados.

Empresas e vendedores que querem se diferenciar no mercado não ficam parados!

Por isso, nós aqui da Outbound Marketing e Reev, trabalhamos para levar as melhores práticas aos nossos clientes. Práticas essas que aperfeiçoamos no nosso próprio dia a dia, dentro de casa.

Ficou com dúvidas ou quer implementar processos de melhoria contínua em vendas dentro da sua empresa? Entre em contato com nosso time de especialistas. Será um prazer fazer sua empresa crescer!