Scrum em vendas: Como aplicar em sua empresa?

A forma como a gestão de empresas e suas áreas são vistas alterou bastante ultimamente. Antes, existia uma mentalidade centralizadora, onde o gestor controlava toda a organização.

Baseada em um modelo industrial, essa forma de gerenciar começou a apresentar gaps muito fortes com o tempo. Muitas empresas e instituições governamentais passaram a gastar grandes quantias de dinheiro e tempo com projetos e mesmo assim, dificilmente conseguiam terminá-los em tempo hábil.

Pior ainda era que, na maioria das vezes, quando os projetos eram entregues, vinham cheio de falhas e precisavam ser remodelados.

Já percebeu como essa abordagem é pouco eficiente, certo?! Mas porque estou falando isso? Em tempos de bonança, é comum esse tipo de desperdício passar em branco.

Como está entrando bastante dinheiro em caixa, não existe uma preocupação latente para alocar os recursos da melhor forma possível. Com isso, mesmo quando um projeto fracassa, ninguém é responsabilizado.

Depois de trabalhar na área de engenharia, comecei a ter mais certeza ainda que não existia muita preocupação em cumprir prazos e seguir processos à risca.

Porém, o que me deixava ainda mais intrigado era: mesmo empresas como a de engenharia em que eu trabalhava na época, apesar de possuírem bons engenheiros, tinham imensa dificuldade em seguir prazos e realizar entregas de qualidade.

Depois de estudar um pouco sobre gestão de projetos, encontrei a resposta na área mais improvável para alguém advindo da área de ciências gerenciais. Era em T.I que a resposta estava o tempo todo.

Mas a solução não era um sistema super inovador ou mesmo uma tecnologia não explorada. Ela residia em uma metodologia de gestão simples e extremamente fácil de ser implementada, o SCRUM.
scrum em vendas

SCRUM em vendas: como aplicar?

Antes de me aprofundar um pouco na aplicação de SCRUM em vendas, vou contar um pouco da história desse método.

Antigamente, todos os projetos eram tocados em modelos Waterfall. Em resumo, tudo era planejado e só depois executado. Eram redigidos inúmeros documentos, diagramas de GANTT e afins.

No papel era tudo muito bonito. O único problema era que, na prática, o resultado nunca chegava de forma consistente. Os projetos demoravam anos para serem finalizados e na maioria dos casos, o custo final era bem maior que o projetado inicialmente.

Mas como sempre, existiam pessoas que acreditavam que os projetos poderiam ser tocados de forma mais eficiente, gastando menos dinheiro e tempo, além de ganhar qualidade na entrega.

Uma dessas pessoas se chama Jeff Sutherland e vou contar um pouquinho sobre esse cara.

Quem é Jeff Sutherland?

É impressionante como pequenas mudanças geram grandes impactos nas organizações. Quando você migra de um modelo ineficiente, os resultados vem em uma velocidade ainda maior.

É basicamente isso que Jeff Sutherland fez pelas empresas que passou. Ele já trabalhou na força área dos EUA, se tornou médico e depois começou a trabalhar com desenvolvimento de sistemas de T.I.

scrum em vendas

Foi nessa área em específico que ele obteve grande sucesso profissional. Aplicando o conhecimento adquirido nas outras áreas pela qual passou, ele desenvolveu um método de gestão ágil, algo não existia em sua época.

Dessa forma, ele conseguiu pegar projetos extremamente deficitários e que estavam com dificuldade de serem concluídos, como por exemplo o primeiro dos caixas eletrônicos, e finalizar a um baixo custo e em tempo recorde.

Inclusive, ele conseguiu economizar milhões de dólares do FBI na criação e implementação de um Software extremamente complexo.

Mas como ele fazia isso tudo? É bem simples e vou explicar agora, só que aplicado a vendas e marketing!

Por que utilizar SCRUM em marketing e vendas?

Todos sabemos que os processos de marketing e vendas, quando iniciados, são montados basicamente em cima de premissas. É definida uma persona, depois um discurso de venda e então a empresa vai atacar o mercado, seja por prospecção ativa ou passiva.

Nesse ataque é que a empresa valida se suas premissas são corretas. Ela pode ser falha ou assertiva. O que é importante após essa prospecção inicial, é realizar iterações e colher feedback de forma constante e é aí que entra o SCRUM.

Quando você implementa o SCRUM em ambas as áreas, os processos são tocados da seguinte forma:

  • São realizadas reuniões diárias de 10 minutos, ao final do expediente, para verificar qual foi o melhor e pior resultados, além do compilado final do dia;
  • Reuniões semanais para definir como o trabalho evoluiu como um todo, além do colaborador repassar ao seu gestor o que mais tem atrapalhado seu processo.

Com apenas duas medidas, o time já consegue aumentar e bastante o seu resultado final. São nelas que as iterações acontecem, com os gestores ajustando os processos em tempo real.

Dessa forma, conseguimos agilizar a implementação de novas práticas dentro da empresa. É impressionante como o resultado chega no curto prazo com apenas pequenas interações.

Mas existem alguns pontos que devem ser definidos antes de começar a implementar o SCRUM completamente no dia a dia de sua empresa. Eles são:

  • Definir objetivo global;
  • Segmentar o planejamento inteiro em atividade semanais, que serão alinhadas pelo time diária e semanalmente;
  • Ajuste semanal dos projetos e reuniões de entregas.

A lógica do SCRUM é que ao invés de realizar um grande projeto, são realizados vários pequenos projetos, que são mais fáceis de serem acompanhados e, logo, possuem entregas mais palpáveis.

Agora vou mostrar o passo a passo para implementar o SCRUM em sua empresa!

Passo a passo para implementar o SCRUM em seu negócio

Existe uma ordem de atividades que devem ser estruturadas para o SCRUM gerar resultados efetivos na sua estratégia. Por exemplo, não adianta você implementar um processo de gestão ágil se a sua empresa não possui processos bem estruturados.

O SCRUM só funciona em uma empresa onde existem funções bem definidas e já exista uma estratégia global. Se você não sabe onde quer chegar, não adianta em nada implementar esse método.

Então, o primeiro passo é: implemente uma estratégia em sua empresa. Defina aonde você quer chegar e como isso será feito.

1º passo – Definição de objetivo e estratégia

Todo empreendedor quando monta sua empresa, tem um objetivo. Seja ele ganhar dinheiro, mudar o mundo, dentre outros, ele precisa saber a onde quer chegar. Concorda comigo?

Uma vez que ele define seu objetivo e a estratégia que será usada para chegar lá, ele deve montar a base para alavancar seu negócio.

Percebeu que até para alcançar um objetivo é necessário montar um projeto, não é? O SCRUM serve tanto para implementar quanto para realizar manutenção de processos.

Agora que você definiu seu objetivo e possui uma estratégia, o que deve ser feito?

2º passo – definição de processos a serem utilizados

Nessa parte, poderia me alongar mostrando todos os processos que devem ser implementados em sua empresa para, de fato, o SCRUM ser utilizado em todas as suas áreas. Mas você veio aqui para aprender sobre marketing e vendas, certo?

Antes de implementá-lo, você deve ter consciência que no modelo tradicional de vendas ele não irá te gerar nenhum retorno. E isso acontece por vários pontos. Alguns deles são:

  • Não existe processo e projeto para ser otimizado;
  • Os feedbacks em relação as vendas também não é muito efetivo, já que tudo é feito na base do feeling;
  • Não existem muitos indicadores para serem analisados, então as entregas serão subjetivas ao invés de objetivas.

Só para deixar claro mais uma vez: É IMPOSSÍVEL IMPLEMENTAR O SCRUM NO MODELO ANTIGO! :p

É necessário implementar o modelo de Hunters e Closers. Com ele, todas as funções são bem definidas, existem indicadores individuais e todo trabalho é feito baseado em metodologias, como por exemplo o GPCT e SPIN Selling.

Com esse processo bem definido, é fácil colher o feedback das atividades que estão sendo feitas e tudo que é feito no cotidiano é baseado em métodos replicáveis.

3º passo – implemente o SCRUM

Você já possui um objetivo e processo bem estruturado. Agora basta implementar o SCRUM em sua empresa. Com tudo rodando em dia, você deve realizar as iterações de forma mais rápida possível.

Com as validações dos processos, discursos e personas, rapidamente sua empresa começar a colher resultados de forma consistente.

Comece a realizar as seguintes atividades em sua empresa:

  • Planejamentos semanais;
  • Reuniões semanais e diárias;
  • Empodere os membros do seu time;
  • Monte times interdisciplinares e pequenos.

Falei bastante sobre os dois primeiros pontos no decorrer do artigo, mas agora vou focar apenas nos dois últimos.

É necessário emponderar todo o seu time. Eles devem ter autonomia dentro do processo e estratégia para poderem alcançar o resultado.

Se eles tiverem que pedir “benção” para tomar cada uma de suas decisões, a velocidade de tomada de decisão passa a ser diminuída. Deve ser definido quais serão as entregas e o gestor trabalha como facilitador e não como chefe.

Ao final, toda a equipe é separada em pequenos times, com no máximo 4 pessoas. Mas porque esse número de pessoas?

Um dos pontos que Jeff fala em seu livro e que na prática também é verificado é que não conseguimos manter vários canais de comunicação ao mesmo tempo.

O ser humano consegue manter apenas 4 canais. Qualquer coisa acima disso, nós perdemos produtividade, já que a velocidade da comunicação cai consideravelmente e o gestor não consegue acompanhar seu time no dia a dia.

Entendeu agora os benefícios do SCRUM? Vou passar resumidamente por cada um dos pontos:

  • Planejamento semanal: são pequenas entregas que em complemento, finalizam um projeto maior;
  • Reuniões diárias e semanais: servem para realizar iterações e montar o processo de forma consistente;
  • Emponderamento do time: aumenta a velocidade de circulação de informação. Com esse ponto funcional, é possível evoluir mais rápido com as atividades que devem ser desempenhadas;
  • Montagem de times interdisciplinares e pequenos: é necessário para não atribular a rotina do gestor, que não é capaz de atender ao time todo de uma vez sem perder eficiência, além de não depender de membros do time em especifico.

E além de todos esses benefícios, existe outro, não tangível que faz toda a diferença no dia a dia da empresa.

Estamos falando da motivação!  

Fator motivacional: como o SCRUM impacta o dia a dia de sua equipe

É impressionante como as novas gerações não conseguem se adaptar as grandes empresas. Muitos rapidamente passam a achar seus trabalhos maçantes e acabam pulando de empresa em empresa.

Mas porque isso acontece?! É só pensar pela seguinte lógica: todos nós queremos fazer algo maior e não apenas preencher planilhas.

Para uma geração que quer fazer diferença, ter a sensação de que ele(a) é, sim, importante para uma organização, pode fazer toda a diferença. E é nesse ponto que o SCRUM entra.

Com ele, até o feedback de estagiários é importante para a construção do processo. Antes acostumados a buscar cafezinho e tirar fotocopias, agora esses membros do time participam ativamente da construção de um processo que direciona as metas da empresa!

Já imaginou como o colaborador passa a se sentir motivado? Lembro que quando comecei a participar de processos que envolviam o SCRUM, minha motivação foi a mil. Passei a realmente fazer a diferença no contexto no qual estava inserido e rapidamente passei a estudar mais o sobre o tema no qual estava trabalhando.

Sabemos que além do processo, o motivacional também é o grande diferencial de uma empresa. Com o SCRUM é possível construir uma cultura pautada em resultados e manter seu time sempre “sangue no olho”.

Depois disso, você cogita não implementar o SCRUM no seu time de vendas?

Conclusões

Resumindo as razões do fracasso do modelo Waterfall são as seguintes:

Iterações de longo prazo: como o projeto só passa a ser executado depois de bastante tempo, a empresa deixa de realizar iterações de curto prazo. Logo, se a entrega final não satisfazer os times internos, a empresa perdeu todo um projeto;

Custo: projetos de longo prazo possuem um custo elevado e demoram a gerar lucratividade. Empresas que não possuem caixa para realizar cash burn, tendem a quebrar quando utilizam o modelo antigo.

Poderia numerar muitos outros fatores, mas esses são os principais. Independentemente do tamanho de sua empresa, não é muito inteligente montar projetos e gerenciar processos da forma que era feito antigamente.

É necessário, para gerar resultados e reduzir custos, aproveitar as melhores práticas que estão surgindo no mercado. Então, não perca tempo e implemente o SCRUM em sua empresa.

Não sabe por onde começar? Converse um pouco com nosso time de consultoria! Não perca tempo e comece a colher resultados já no curto prazo!

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