Workflow em vendas: o processo comercial em outro nível

É normal que um profissional de vendas tenha contato com muitos clientes diferentes por dia. 

No fim da semana, a quantidade de contatos realizados chega na casa das centenas. Mas como lembrar de cada conversa realizada, cada problema específico de cada cliente? 

A organização é essencial para um processo de vendas tranquilo e com alta produtividade. 

Entre uma ligação, um envio de e-mail, ou até mesmo uma ligação que não foi atendida, é necessário mapear tudo que está sendo feito e acontecendo com cada potencial comprador em específico. 

Para se organizar, é necessário que o profissional de vendas despenda parte do seu tempo anotando e mapeando cada passo dado. 

Isso exige tempo e organização, e sabemos que o tempo de vendedores e SDRs é algo muito importante e variável, já que suas agendas são bastante corridas entre um contato e outro.

Apesar de muitas vezes não serem organizados, os profissionais de venda precisam aprender a utilizá-la a seu favor de maneiras que não gaste seu precioso tempo. 

E é aqui que entra o workflow em vendas. Nesse conteúdo, vou mostrar para você que é possível ter alta eficiência e velocidade na organização de tarefas. 

O que é o Workflow em Vendas?

O Workflow, traduzido para português, significa Fluxo de Trabalho. Ou seja, é um fluxo baseado em regras pré-definidas que automatizam o trabalho de acordo com etapas realizadas, facilitando as fases de um processo.

Porque o fluxo de trabalho é importante? 

Tendo e conhecendo bem o seu processo, você consegue ter praticidade, organização e visibilidade do processo como um todo, conseguindo entender os pontos que devem ser melhorados para ter maior efetividade.

O Workflow aliado à tecnologia é ainda mais eficiente, facilitando e otimizando os processos definidos. Assim, temos economia de tempo e aumento em eficiência e produtividade.

Um SDR, por exemplo, ao fazer a conexão com o lead, em seguida deve marcar na agenda a reunião. Um dia antes da reunião, ele deve entrar em contato novamente com o lead para confirmar a conversa agendada. Isso é um exemplo de workflow. 

É um fluxo de tarefas necessárias, previamente pensadas e estudadas, que devem ser executadas para que se alcance o objetivo final. 

Aliar a tecnologia ao Workflow facilita e automatiza todo esse processo, poupando tempo, facilitando a organização e aumentando a visibilidade do processo.

Mas como assim?

Sales Engagement é uma disciplina que tem como uma das premissas simplificar a organização das tarefas para que a equipe comercial não precise gastar seu tempo organizando quando será a próxima tarefa dentro do Fluxo de Trabalho. 

A tecnologia lida com o aspecto operacional para que o time foque nas ações que terão mais resultado. 

O workflow em vendas traz muitos ganhos para o time comercial e que iremos tratar agora, entrando em como ele resolve cada um dos problemas dentro de times comerciais. 

Você pode acessar todos os nossos workflows em nosso Playbook de Sales Engagement.

11 problemas que são resolvidos com o Workflow em Vendas

Baixa Eficiência de SDRs e Vendedores

Você sabia que 65% do tempo desperdiçado com tarefas que não são de vendas? 

A criação e automatização dos fluxos de trabalho em ferramentas facilitam a organização e economizam tempo que pode ser investido em ações que terão mais impacto. 

Ao invés de gastar tempo planejando e organizando qual será a próxima ação com cada lead ou preenchendo cada tarefa dentro de um CRM, plataformas de Sales Engagement automatizam cada ação operacional e burocrática do processo.  

Na Reev, você cria a estrutura de cada fluxo de cadência préviamente, podendo criar as tarefas de acordo com o tempo de intervalo entre elas, o canal que serão realizadas, o horário de cada uma, entre outras variáveis. 

O painel principal notifica as tarefas que devem ser executadas no dia, facilitando a organização e economizando tempo da equipe comercial, que não precisa mais se preocupar em descobrir se deve ligar, mandar email ou qual tipo de contato deve ser realizado com cada potencial comprador especificamente.

Desperdício de Leads e/ou Ciclo de Vendas Alto

Muito tempo e esforço é despendido para colocar um lead dentro do funil de vendas. 

Temos a fase de geração de leads, a prospecção, qualificação, fechamento além de cada tentativa de contato em todas as etapas do funil para garantir que os leads tenham qualidade e perfil.

Mas, infelizmente, muitos leads são desperdiçados por falta de continuidade nas tentativas de contatos com eles, os chamados follow ups. 

Muitas vezes são necessárias várias tentativas de contato antes de conseguir falar efetivamente com um lead, especialmente no cenário B2B, onde há maior dificuldade para se encontrar o decisor ideal. 

No Report Crack the Sales 2021 fizemos uma análise quantitativa de mais de 10,5 milhões de interações em vendas e podemos ver que os fluxos de cadência nas etapas do funil podem aumentar até a conversão em até 2,5 vezes quando se tem mais fluxos dentro de um processo comercial. 

Taxa de Conversão baixa

O Workflow é uma ótima característica primordial em Sales Engagement (Engajamento em Vendas). 

Manter os leads engajados na Jornada do Cliente, conforme mostra nosso playbook de Sales Engagement, é a saída mais segura para triplicar a taxa de conversão.

Com a utilização do Workflow, o tempo da equipe comercial que seria gasto com tarefas de organização podem ser investidos em um maior grau de personalização das mensagens e contatos com os leads, aumentando o engajamento de todos nos fluxos.

O cliente fica mais satisfeito e a equipe comercial sente mais prazer em ter contatos mais humanizados.

Com um maior engajamento dos dois lados na Jornada do Cliente, temos maior qualidade no atendimento, maior satisfação do cliente e, consequentemente, um aumento nos números de conversão.

Taxa de Conexão baixa

Quando algum cano da casa está com vazamento, geralmente é um pequeno furo ou pode ser uma grande rachadura. De qualquer forma, é só achar onde está o vazamento específico, passar uma cola e está pronto para continuar funcionando. 

Quando a taxa de conexão está baixa, geralmente o problema não está no processo inteiro, mas sim em algum ponto específico. E é importante encontrar esse problema e resolvê-lo para que o processo volte a funcionar bem.

Por mais que pareça algo pequeno, a taxa de conexão é como um átomo dentro do processo comercial. Ela impacta em todo o resto do processo e em cada etapa.

Não conseguir se conectar significa (da conexão ao fechamento) que existe um grande problema em seu processo comercial. 

Os fluxos de cadência mistos, ou seja, que possuem contatos realizados com os leads por diferentes canais, convertem até 4x mais que fluxos simples, de acordo com o nosso Report:

Custo de Aquisição de Clientes Alto

O CAC (Custo de Aquisição de Clientes) é o cálculo do valor investido para trazer os clientes dividido pela quantidade de clientes. Assim, você sabe o valor de investimento para trazer cada cliente. 

O custo de aquisição de clientes tende ao infinito quando a conversão é próxima do zero e a empresa não consegue crescer. 

Já em vendas ela tende a ser maior conforme o time não consegue ser produtivo por algum dos problemas que levantamos anteriormente. Essa é uma péssima notícia que mostra que é preciso saber mensurar onde está o problema para que possa ser resolvido efetivamente. 

Alto turnover de vendedores

Quando um novo profissional é contratado, há grande investimento nele, como o tempo de rampagem e o tempo que a equipe antiga deixa de realizar outras tarefas para treiná-lo. O investimento é alto, eu sei. 

E também sei que o turnover de vendedores se torna ainda mais frustrante quando o novo profissional se desengaja por falta de resultado ou por um processo ruim. 

Por todo o investimento feito, é importante que sua equipe fique por mais tempo na sua empresa. Mas como fazer isso com qualidade?

Sabe ali em cima, quando falei que é necessário e importante manter o engajamento do lead na Jornada do Cliente para que ele fique mais satisfeito? O mesmo se aplica à sua equipe comercial.

Um time comercial engajado resulta em profissionais mais felizes com o processo e empresa em que estão trabalhando.

 E “em time que está ganhando não se mexe”, certo? Se a equipe estiver feliz, os vendedores e SDRs tendem a ficar na empresa que estão, além de trabalhar mais empenhados e satisfeitos :).

Aí você pode trazer cada vez mais profissionais para se obter ainda mais resultado. 

Tempo de treinamento de vendedores longo

Algumas empresas gastam muito tempo com o treinamento e rampagem de um novo profissional, onde, por exemplo, um vendedor tira um tempo para fazer ligações na frente do novato para treiná-lo. 

E também investe tempo assistindo o novato realizar ligações para dar seus feedbacks.

Esse tempo pode ser otimizado com a criação de playbooks internos com ferramentas e instruções sobre a empresa e sobre as funções da área, com gravações das ligações e até mesmo tutoriais em outros diferentes formatos. 

O importante é conseguir repassar os conhecimentos de forma escalável, que não necessite de reinvestimento de tempo várias vezes.

Algumas ferramentas de Workflow têm funcionalidades que podem ser utilizadas para treinar a equipe. 

A Reev, por exemplo, utiliza o Voip como ferramenta para realizar ligações e aumentar a produtividade. Deste modo, todas as ligações são gravadas e outros profissionais da equipe podem ouvir as ligações realizadas para aprender e se capacitar ainda mais!

Baixa ou nenhuma informação da performance do time

Muitas vezes somos levados a criar fluxos de cadência baseados no “achismo” de que estamos fazendo da maneira correta. Pode até ser que o achismo funcionem, mas é impossível crescer constantemente sem uma abordagem pautada em dados.

É importante metrificar as conversões, conexões, perdas, entre outros vários números que servem de indicadores para trazer insights reais sobre o que está acontecendo no fluxo de bom e de ruim, o que deve ser aprimorado e o que deve ser mudado totalmente.

Tendo os principais dados atualizados automaticamente é possível avaliar quais fluxos, meios de contato e templates de email estão dando mais resultados positivos, e acertar na melhoria contínua do processo.

Resultado do processo não é claro

Se o resultado do seu processo não está claro, você não vai conseguir ter uma melhoria contínua no seu processo. Afinal, se você não sabe nem qual é o resultado, como vai saber o que mudar para melhorá-lo?

Ferramentas de Fluxo de Trabalho são ótimas para te ajudar a enxergar o processo como um todo e ter o resultado de cada etapa de contato com o cliente.

Deste modo você e sua equipe conseguem metrificar qual está sendo o efeito das abordagens da área comercial e focar seu tempo nelas, gerando um maior resultado para a empresa!

Aproveitamento de leads incerto

A realização de follow-up com os leads é uma atividade essencial para a área de vendas por ser uma maneira de ter um bom aproveitamento dos leads e manter o bom engajamento com eles.

É muito importante realizar follow-ups, principalmente utilizando canais diferentes para tentativa de contato com o lead e de maneira mais personalizada possível.

Muitas vezes essa atividade tão importante é deixada de lado por ocupar muito tempo dos profissionais de vendas, que acabam optando por realizarem contatos menos personalizados na expectativa de ganhar no aumento do volume.

É aí que entra a importância da semi-automatização em vendas.

Ela te ajuda a equilibrar o volume com a personalização. 

Performance imprevisível

A área de vendas é movida por metas. Isso é um fato. 

Mas quando a equipe não conhece seus números, ela não tem previsibilidade do que pode fazer e de quanto deve fazer dessa ações para bater a meta no fim do mês, o que é bem desesperador, né?

Saber os números e resultados dos seus fluxos de cadência, emails e conversões, em tempo real, torna o processo repetível e escalável. 

Conhecendo os números da equipe é possível prever se o time conseguirá alcançar a meta ou não, podendo tomar as ações necessárias com antecedência para alcançar o nosso melhor. 

Se você entende esses números, você consegue prever, por exemplo, quantos leads X precisa colocar dentro do seu funil para ter Y de conversão e bater a meta em Z tempo. 

Assim, as ações que trazem mais resultados podem ser metrificadas, melhoradas e replicadas para toda a equipe, aumentando a eficiência do time como um todo.

Conclusão

O Workflow para profissionais de vendas é muito importante para aumento da produtividade, eficiência, melhor aproveitamento de leads e maior taxa de conversão de leads nos fluxos de cadência.

Utilizar ferramentas como a Reev permite uma análise muito mais aprofundada das ações da área comercial dentro do funil de vendas, tendo visibilidade dos gargalos do processo e maior controle para alcançar resultados desejados.

Os vendedores e SDRs passam a ter maior controle sobre seu próprio processo, visibilidade da qualidade dos contatos realizados e previsibilidade de conversões de leads. 

Eles também conseguem validar o nível de eficiência de seus fluxos, podendo fazer alterações e metrificar melhorias.

Já o gestor passa a ter previsibilidade do processo como um todo, como gargalos, pontos de melhorias e visualização da eficácia dos workflows do processo, garantindo maior controle, segurança, aproveitamento de leads e redução de risco, podendo atuar com maior efetividade nos gargalos do processo.

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