Campanhas de Outbound: O passo a passo para criar emails que são entregues

Em um bate-papo que tive com um dos nossos clientes, falando mais sobre outbound, acabei tirando uma dúvida dele que acredito ser muito comum para os leitores do nosso blog. Ele me perguntou:

Larissa, como eu garanto que os meus e-mails de prospecção não estão caindo na caixa de spam?

Comecei a explicar para ele a solução e outras dúvidas surgiram: será que eu mando os fluxos sempre nos mesmos horários? Será que eu coloco anexo dentro das minhas mensagens? Será que o problema da minha taxa de alcance é o meu servidor de e-mail?

Independente do tipo de e-mails que você costuma disparar, é essencial garantir uma boa entregabilidade dos mesmos. Ou seja, é necessário garantir que os e-mails serão, de fato, entregues para os recipientes – e não vale cair na caixa de spam!

Para isso, o conteúdo dos e-mails é apenas um detalhe: Existem várias “boas práticas” para garantir que seus e-mails chegarão (com sucesso) na caixa de entrada dos seus leads, e é sobre elas que vou falar nesse texto!

Se você quer garantir que seus leads vão receber os próximos e-mails dos fluxos de cadência que você criar – e, claro, quer garantir uma boa reputação para o seu domínio – não pare de ler! Garanto que essas dicas vão mudar a forma como você dispara seus e-mails 😉

Boas práticas para entrega de e-mails

Quando criamos fluxos de cadência para disparo de “cold emails“, ou seja, campanhas outbound, não estamos falando de e-mails marketing ou de e-mails transacionais.

E-mails transacionais: Os e-mails transacionais são enviados como uma “resposta automática” para uma ação ou transação realizada por uma pessoa. Por exemplo, quando você recebe um e-mail de confirmação da sua compra online.

Como você sabe, os cold e-mails utilizados nas campanhas outbound não possuem aquela opção de “desinscrever” dos e-mails marketing. A ideia deles é fazer com que o lead acredite que aqueles e-mails foram enviados especialmente para eles – diretamente da caixa de entrada do prospector.

E, para isso, não basta se preocupar apenas com o conteúdo personalizado dos e-mails. Para garantir que os e-mails serão entregues com sucesso, e que você não vai sujar sua reputação, é preciso levar em conta uma série de fatores:

  • a reputação do seu domínio;
  • o seu servidor de e-mails;
  • a estrutura dos fluxos de cadência e
  • a base de leads para quem você vai fazer os disparos.
Seja assertivo como o Legolas e garanta que o seu email vai alcançar o seu prospect 😉

Reputação de Domínio

O seu domínio utilizado para enviar e-mails (no meu caso, por exemplo, é @reev.co) tem uma reputação. Essa reputação deve ser sempre considerada para evitar que seu domínio seja bloqueado ou entre em uma blacklist, impedindo a chegada dos e-mails na caixa de entrada dos seus leads.

Essa reputação depende principalmente de dois fatores:

Tempo de existência do domínio

A reputação é algo ganhado ao longo do tempo. Nos primeiros cinco dias que um novo domínio é registrado, ele é automaticamente considerado “suspeito”. Por esse motivo, se você está começando a fazer prospecções outbound com um domínio novo, é importante “aquecê-lo”.

Para isso, basta disparar alguns e-mails manualmente na primeira semana, além de receber algumas respostas e respondê-las. Você pode começar enviando apenas alguns poucos e-mails, e depois aumentar a frequência com o tempo: comece com 10, depois 20, e então 30 e-mails.

Mas cuidado: não aumente a frequência de envios de 30 para 400 e-mails de um dia para o outro! Se você utilizar alguma ferramenta que faça o disparo automático de e-mails, vá aumentando a quantidade diária aos poucos. Afinal, não queremos chamar a atenção dos filtros anti-spam 😉

Classificação do domínio na internet

Um domínio pode ser classificado de diferentes formas. Educação, finanças, relacionamento (namoro), apostas, negócios, entre outros.

Sendo assim, é importante não só ficar atento a essa classificação, mas também é recomendado usar um domínio apenas para prospecções outbound, de forma a ter um melhor controle sobre sua reputação (além de não comprometer a reputação do site da sua empresa e dos outros e-mails relacionados ao domínio).

Seu servidor de e-mail

Quando falamos de entregabilidade, existem dois pontos relacionados ao seu servidor de e-mail que merecem atenção: a reputação do IP do seu servidor, e o limite de disparos de e-mails do mesmo.

Reputação do IP do servidor de e-mail

Essa reputação depende diretamente do seu provedor de serviço. Se você envia mensagens utilizando, por exemplo, um e-mail fornecido pelo Google, você receberá um IP do Google.

Na maioria das vezes, os IPs que você recebe do seu provedor de e-mails já possuem uma reputação – por esse motivo, é crucial que você cheque o IP do seu servidor antes de iniciar os disparos dos e-mails. Para isso, existem algumas ferramentas que podem ser utilizadas, como a Mail Tester (https://www.mail-tester.com/).

Limites de disparos de e-mails do seu servidor

Cada servidor de e-mail possui um limite de disparos, o qual pode ser diário, por hora e até mesmo por minuto. Ultrapassar o limite de disparos pode bloquear a sua conta de e-mail, o que torna essencial que essa verificação seja feita. É muito simples: basta você pesquisar no Google o limite de disparos do seu servidor – o do Gmail, por exemplo, é de 500 e-mails.

Conteúdo do seu e-mail

O conteúdo do seu e-mail é importante não só para garantir boas taxas de abertura, resposta e conversão, mas também para garantir que seus e-mails não chamem a atenção dos filtros anti-spam.

As palavras usadas, imagens, links e anexos utilizados nos seus e-mails devem ser escolhidos com cuidado. Se muitos leads marcarem seus e-mails como spam, ou se eles forem “barrados” pelos filtros anti-spam, você pode acabar caindo em uma blacklist – o que prejudicará a entregabilidade dos seus e-mails de forma expressiva.

Lembre-se sempre de que esses e-mails devem parecer que foram enviados à mão, tanto para seus leads como também para o seu servidor de e-mail. Sendo assim, fique atento às seguintes dicas:

Verifique palavras características de spams

Nenhuma parte do seu e-mail deve conter palavras utilizadas em ofertas de e-mail consideradas spams. Sabe aqueles e-mails chatos que odiamos receber? “Super oferta”, “Não perca”, “Mega desconto”. Acho que você já conseguiu entender né?

Ao escrever seu e-mail, evite usar palavras e frases desse tipo. Procure sempre pensar: você enviaria um e-mail assim para um amigo, colega de trabalho, ou potencial cliente?

Mantenha seu e-mail o mais simples possível

Escreva e-mails simples e “clean”. Quando você vai mandar e-mails para seus colegas, você não usa várias fontes diferentes e coloridas, com várias imagens e gifs, não é? E-mails mais simples são vistos pelos filtros anti-spam como mais “naturais” e menos suspeitos.

Personalize seus e-mails

Se você disparar centenas de e-mails exatamente iguais em um curto período de tempo você vai chamar a atenção dos filtros anti-spam. Sendo assim, ainda que você use sempre um mesmo template de e-mail, a personalização de apenas alguns pontos como o nome do lead e o nome da empresa já torna os e-mails um pouco diferentes – o Reev faz isso de forma automática para você 😉

Além das variáveis que personalizam e-mails que utilizam um mesmo template como base, você deve procurar utilizar diferentes templates para diferentes tipos de leads.

Por exemplo, para os leads do agronegócio você deve usar um template, para os leads do setor de tecnologia outro – isso afetará não só a entregabilidade dos seus e-mails, como também a taxa de resposta.

Para uma personalização mais avançada, você pode personalizar cada e-mail de cada lead individualmente, ainda que usando o mesmo template.

Por exemplo, você pode ter um template único, no qual no segundo parágrafo você adiciona alguma informação à respeito do lead ou da empresa do mesmo – o Basho Email é uma boa estratégia.

Evite anexos

Como você já sabe, muitos dos spams que recebemos são caracterizados por um pequeno texto e um anexo. Com isso, muitos servidores de e-mail tratam essas mensagens enviadas em massa como spams.

Dessa forma, ao usar anexos nos seus fluxos de cadência você corre o risco de prejudicar a entregabilidade dos e-mails, além de arriscar a sua reputação.

“Tira esse anexo daí, ora pois!”

Horários e dias de envio dos seus e-mails

Após fazer enviar vários cold e-mails, você já deve ter conhecimento dos “melhores horários” para fazer os disparos, certo? Com isso, após descobrir esses “horários especiais” podemos acabar caindo em uma armadilha: disparar todos nossos fluxos no mesmo horário.

E por que isso é um problema? Se o seu e-mail é totalmente inativo em alguns horários, enquanto em outros dispara centenas de e-mails, esse comportamento será visto como anormal pelo seu servidor, resultando no bloqueio do seu e-mail.

Sendo assim, procure variar os dias e horários definidos para os disparos, de forma a tornar sua caixa de e-mail ativa em vários momentos do dia e em diferentes dias da semana.

Base de Contatos

Tanto a qualidade da sua lista de contatos como o tamanho da mesma têm um impacto direto na entregabilidade dos e-mails. De nada adianta um fluxo de cadência maravilhoso se sua base de leads é de baixa qualidade. E aqui não podemos esquecer da importância em se ter uma estratégia de inteligência comercial bem definida.

Conheça seus leads

É crucial que você saiba quem são as pessoas que se interessam pelo seu serviço – ou seja, você precisa definir sua persona. Ao enviar e-mails para pessoas que não se interessam pelo que você faz, as chances delas marcarem seus e-mails como spam são muito maiores.

Certifique-se de que os e-mails que você levantou realmente existem

Se você criar fluxos em que vários e-mails dão bounce (ou seja, são rejeitados), o seu servidor pode parar de entregar seus e-mails ou até mesmo impedi-lo de enviar mais e-mails. Por vários e-mails não digo 90% dos e-mails disparados – segundo a empresa ReturnPath, se cerca de 2 a 10% dos seus e-mails derem bounce você já corre esse risco :/

Para verificar se os e-mails são válidos, existem diferentes ferramentas no mercado que fazem essa checagem. Aqui no blog temos um texto em que explicamos sobre algumas delas.

Não crie fluxos com muitos contatos

Ao criar fluxos de cadência menores, com cerca de 20 a 50 contatos, você consegue acompanhar melhor a qualidade dos e-mails, verificando a quantidade de bounces.

Além disso, com campanhas menores você consegue fazer testes com relação ao conteúdo dos e-mails, e entender melhor o que funciona ou não para aquela base de contatos.

Conclusão

A automação de e-mails pode te dar muito poder – mas é fundamental que você use esse poder com sabedoria e consciência. Não basta ter uma base de leads grande e um fluxo de cadência legal. Afinal, como você pôde ver, o envio de cold e-mails depende de várias outras coisas.

Segundo a empresa ReturnPath, se apenas cerca de 0.1% dos seus leads marcarem manualmente seus e-mails como spam em suas inbox, isso já é suficiente para que os seus disparos sejam interrompidos e você caia em uma lista de spam. Ou seja, basta que 1 pessoa em 1000 faça isso!

Por isso é tão importante que você se preocupe não só em escapar dos filtros anti-spam, mas também em ser bem visto pelos leads que você está prospectando. Mas não se preocupe – garanto que, seguindo todas essas dicas, seus e-mails serão entregues com sucesso, e com boas taxas de abertura e resposta 😉

Se você gostou do texto ou tem mais alguma boa prática para garantir a entregabilidade dos e-mails, me manda uma mensagem no larissa@reev.co! Vou adorar saber o que achou 🙂

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