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[Home Office Friday #104] Workflow: Como blindar sua estrutura de vendas

Fala pessoal, eu sou o Bruno, Partner Success na Reev, hoje vou falar com vocês sobre um tema muito interessante, o Workflow no processo comercial: uma forma de pensar e organizar o seu trabalho que pode trazer inúmeros benefícios para você.

Transcrição do Vídeo

Ou, se você preferir escutar é só ouvir no nosso Soundcloud:

Definição do Workflow 

Para começar a falar de Workflow, primeiro precisamos de defini-lo, a definição é bem simples, trata-se de um fluxo de trabalho pré-definido, ou seja, uma maneira organizada e definida de acordo com processos e etapas de executar uma determinada tarefa.

Uma vez que o workflow está bem definido é preciso pensar nos seus benefícios para quem trabalha na área de vendas, como os SDR, vendedores, gestores, e o primeiro ponto é um momento considerável de produtividade.

Porque uma vez que você tem os seus processos bem definidos você tem um workflow, um fluxo de trabalho para ser seguido.

Você não gasta sua energia e o seu tempo fazendo algumas decisões de como aquilo deve ser feito, você simplesmente segue aquele fluxo de trabalho e executa sua atividade da melhor maneira possível.

Workflow no processo comercial

Vantagens do Workflow

Ao longo do tempo você vai melhorando esse processo, a cada vez que passa, a cada vez que vocês executa esse ciclo você melhora ele, ou seja, sua produtividade está em constante evolução.

Além do aumento da produtividade temos também maior aproveitamento dos leads ao longo do funil, porque uma vez que você tem seu processo bem definido.

Você consegue verificar os seus gargalos, ver onde você pode fazer melhorias específicas, implementar essas melhorias e aumentar sua eficiência ao longo do tempo e ao longo do funil.

Outra vantagem é uma taxa de conexão e conversão maior, como os SDRs, os vendedores não estão gastando tempo com algumas atividades, tempo que foi poupado por conta desse workflow bem definido, eles conseguem personalizar mais.

Dedicando assim tempo a personalização de seus emails, de seus contatos e com isso eles conseguem melhores taxas tanto de conexão quando de conversão.

Um outro ponto muito importante principalmente da perspectiva do gestor é uma melhor visibilidade das informações, o time de vendas tendo um workflow bem estruturado, tendo seus processos bem definidos, consegue mensurar melhor os resultados e em cima disso fazer suas melhorias, identificar os gargalos e implementar mudanças que ele deseja.

Também não podemos deixar de mencionar um menor turnover de vendedores, SDRs, pois quando uma pessoa nova entra no time e esse time já tem os seus processos bem definidos, a adaptação dessa pessoa é mais fácil e ela consegue alcançar os seus resultados de uma forma mais rápida e melhor.

Portanto ela fica contente com seu trabalho com seus resultados e permanece no time por mais tempo 

A última vantagem que eu vou citar, mas existem outras, é a previsibilidade da performance, quando você tem seus processos bem definidos bem estruturados você repete eles diariamente, semanalmente, e vai melhorando eles.

Em algum tempo os seus resultados futuros se tornam mais previsíveis você só tem a ganhar com isso.

Dicas para criação de um Workflow na sua rotina

Então vamos para algumas dicas de como SDRs e vendedores podem criar um workflow na rotina para alcançar esses benefícios citados anteriormente.

1. Organização das tarefas

A primeira dica é organizar suas tarefas recorrentes, todo mundo tem tarefas que precisam ser feitas todo dia ou então semanalmente ou então todo começo de mês.

Assim o primeiro passo é organizá-las , definir um horário bem específico para executar aquelas tarefas e assim você não precisa ficar se preocupando pois tudo já estará definido.

2. Prioridades

Um segundo ponto muito importante é definir as suas prioridades, podemos definir as prioridades do mês que se inicia, podemos também estabelecer prioridades para cada semana e principalmente prioridades para cada dia.

Gastamos muito esforço cognitivo decidindo qual será a próxima tarefa será feita, então reserve um horário do dia para planejar o próximo dia, ou a semana.

Estabelecendo de forma bem clara as nossas prioridades, e através disso conseguimos verificar os nossos esforços de uma maneira mais produtiva e eficiente.

3. Horários bem estabelecidos

A terceira dica para SDRs e  vendedores vem de um livro bastante famoso, o Fanatical Prospecting, nele você vai encontrar sobre a Golden hour, que são as horas do dia que você reserva para executar a sua atividade que traz mais retorno para você.

Então se você é SDR e tem que fazer prospecção, o que traz mais resultado provavelmente vai ser ligação, então você reserva um horário do seu dia, provavelmente o horário que você é mais eficiente e nesse horário você só vai fazer ligações.

Isso aumenta muito sua produtividade, então nesse momento você desliga todas as distrações possíveis que você pode ter e faz somente aquela atividade principal, você vai ver como que os seus resultados vão melhorar.

4. Evite o Multitask

A última dica que eu trago para SDRs e vendedores é evitar o multitask, às vezes temos a ilusão de que somos produtivos fazendo um milhão de tarefas ao mesmo tempo mas isso não é verdade.

Então faça uma tarefa de cada, se vez você tem que enviar e-mail, reserve um horário do seu dia para enviar e-mail, deixa as outras coisas de lado e depois no horário separado você faz elas.

Quando ficamos alternando muito entre uma tarefa e outra nosso cérebro fica gastando energia alternando o foco entre essas atividades e no final das contas nossa produtividade cai e nosso workflow e o processo de trabalho ficam prejudicados.

Dicas para o Gestor de Vendas 

Por fim, algumas dicas para o gestor de vendas: 

1# A primeira, a mais importante no contexto macro da empresa, tenha o seu funil de vendas bem estruturado e bem definido.

Muitas empresas ainda não possuem um funil de vendas, e isso é importantíssimo para todas as outras questões e outros aspectos de vendas da empresa.

O primeiro passo se você é um gestor e a sua empresa ainda não tem o funil de vendas é estabelecer um funil de vendas bem estruturado, bem definido, com cada etapa, sabendo o que é cada etapa, e como que o lead passa de uma etapa para outra, quem é responsável por cada etapa. 

Esse workflow de vendas, é fundamental e impacta em todos os resultados da empresa então primeiro de tudo defina o seu funil de vendas.

2# Uma vez que você tiver o seu funil de vendas estruturado e bem definido, o segundo passo é criar o fluxo de cadência para cada etapa desse funil, aqui no nosso blog temos diversos conteúdos que podem te ajudar a criar esses fluxos. 

3#  Depois que você criar seus fluxos para cada etapa do funil, crie gatilhos entre eles.

Então você tem lá por exemplo seu fluxo de prospecção, e aí você cria o gatilho da seguinte forma:  se o lead responde que é para entrar em contato com ele daqui 3 meses, depois de 3 meses ele vai ser enviado para um fluxo de retomada.

E aí eu vamos tentar entrar em contato com ele, mas como fazer isso ? então você tem que ter uma tecnologia certa ao seu lado como a Reev.

4# Um outro ponto importantíssimo é criar playbooks para todo seu time de vendas, crie playbooks específicos para os SDRs para os closers, um SLA para o  entre time de marketing de vendas descrevendo os principais processos todos os workflows.

Isso ajudam muito a gerenciar e a manter uma uniformidade e a  ter mais resultados resultados mais previsíveis.

5# Por último mas não menos importante, uma vez que você tenha um workflow de vendas, você tem os seus processos bem definidos, você tem que avaliá-los constantemente e fazer melhorias.

Corrigir o que está errado,  expandir o que tá dando certo e com isso seus resultados ao longo do tempo vão crescer muito e vão se tornar mais previsíveis e você vai alcançar todos esses benefícios citados anteriormente.

Conclusão

Espero que com esse texto você consiga criar um Workflow para o seu time, melhorando o processo de vendas da sua empresa!

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Um abraço e até a próxima!!

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